Die Stadt Detmold auf dem Weg in das digitale Zeitalter

Die Stadt Detmold liegt in der Region Ostwestfalen-Lippe in Nordrhein-Westfalen. Mit fast 75.000 Einwohnern ist Detmold die größte Stadt im Kreis Lippe. Verwaltungstechnisch ist die Stadt Detmold eine große Mittelstadt. Die Städtischen Betriebe der Stadt Detmold bauen seit 2017 ein digitales System zur Steuerung seiner Pflege- und Instandhaltungsaufgaben auf.

Das Projekt der digitalen Transformation

Oft wird unter der digitalen Transformation in den kommunalen Verwaltungen nur ganz allgemein der Einsatz von Computern verstanden. Für die Ausführung von Leistungen werden die Arbeitsaufträge aber weiterhin mündlich oder in Papierform übergeben. Anschließend werden die Rapporte von Sachbearbeitern in Abrechnungssysteme eingegeben. Ferner fehlen häufig ein digitales Mengengerüst und das entsprechende Kartenmaterial für die zu unterhaltenden Grünflächen. So können keine belastbaren Kennzahlen erarbeitet werden und die Arbeitsvorbereitung beruht weiterhin auf Erfahrungswerten. Diese Erfahrungen sind zwar nicht wertlos, sie ermöglichen jedoch keine strategische Planung auf ökonomischer Basis.

Um den Weg in die Welt der digitalen Arbeitsvorbereitung und -steuerung sowie der digitalen Leistungserfassung und Qualitätssicherung zu gehen, ist die Kombination von Fachinformationssystem und fachspezifischem Consulting notwendig. Der stetig zunehmende Nutzungsdruck auf den Parkanlagen, der schonungslose Umgang mancher Bürger mit städtischem Grün sowie eine Vielzahl von Anlagen, deren ursprüngliche Nutzungsarten nicht mehr zeitgemäß sind, führen zu steigendem Ressourcenbedarf - welcher nur mit geeigneten Planungswerkzeugen berechnet und nachgewiesen werden kann.

Die d. b. g. Datenbankgesellschaft mbH aus Falkensee bei Berlin hat bereits Anfang der 90er Jahre mit der Entwicklung zukunftsweisender digitaler Datenerfassungs- und Betriebssteuerungssysteme begonnen. Das Unternehmen besitzt langfristige Erfahrungen im Aufbau von Grünflächeninformationssystemen (GRIS) und der strategischen Neuausrichtung zur Instandhaltung von Freiräumen. Seit 2017 bilden die Städtischen Betriebe Detmold mit der d. b. g. Datenbankgesellschaft mbH ein gemeinsames Projektmanagement zum Aufbau einer modernen Betriebssteuerung auf der Basis eines Grünflächeninformationssystems (GRIS). Für das Projekt der digitalen Transformation mussten nicht nur die notwendigen Software-Komponenten installiert und mit Daten befüllt werden. Neben der Transformation der Prozesse in die digitale Welt und der Entwicklung eines Instandhaltungskonzeptes sollten vor allem in einer ersten Projektphase die innerbetrieblichen Strukturen und Prozesse analysiert werden.

Für die Städtischen Betriebe Detmold bedeutet das, neben der technischen Umrüstung, auch alle Arbeitsabläufe sowie die Organisationsstrukturen, die sich scheinbar über Jahrzehnte bewährt haben, auf den Prüfstand zu stellen. Ziel einer solchen Prozess-Analyse ist eine neue strategische Ausrichtung, damit der Fachbereich den zukünftigen Anforderungen, die das digitale Zeitalter mit sich bringt, gewachsen sein kann. Um diese erste Projektphase einzuläuten, fand im September 2017 die gemeinsame Auftaktveranstaltung bei den Städtischen Betrieben Detmold statt. Hier wurden vom Fachgebietsleiter Johann Bergmann direkt zu Beginn des Projektes alle am Projekt Beteiligten zu einem Workshop eingeladen. Neben Vertretern aus operativen Bereichen, wie der Grünflächenpflege, Baumkontrolle und Spielplatzkontrolle sowie des Bauhofes, nahmen auch Mitarbeiter aus den Abteilungen Controlling und GeoService teil. Durch den Leiter wurde das strategische Ziel der digitalen Transformation klar definiert und im Rahmen des Workshops wurden die Erwartungen aller Teilnehmer zusammengetragen. So konnten gemeinsam mit allen Beteiligten die Aufgaben und Meilensteine definiert werden.

Projektbegleitend wurde im nächsten Schritt ein Testsystem im d. b. g. Rechenzentrum bereitgestellt. Damit waren alle digitalen Werkzeuge schnell für den städtischen Betriebshof zugänglich, bereits vorstrukturiert und die eigenen IT-Ressourcen wurden nicht in Anspruch genommen. Durch die Projektgruppe wurde ein ideales Pilot-Objekt in Detmold ausgewählt, um die mobilen Anwendungen zur Baum- und Spielplatzkontrolle sowie zur Betriebsdatenbuchung testen zu können. Aufgrund seiner Flächengröße und seiner differenzierten Gestaltung, erwies sich der zentral gelegene Kaiser-Wilhelm-Platz als geeignet. Zunächst wurde das bereits über eine Luftbildauswertung vorhandene Mengengerüst mit den entsprechenden Geodaten des Platzes migriert und in das Grünflächenkataster des Testsystems eingespielt. Die Stammdaten zur Betriebssteuerung wurden durch einen kleinen Bestand an Betriebsdaten (wie z. B. Mitarbeiter, Kolonnen, Betriebsmittel) ergänzt. Anschließend wurden für den Piloten eine kleine Anzahl an operativen Mitarbeitern in der Verwendung der Apps für Smartphone und Tablet-PC durch das Projektmanagement geschult.

Über acht Wochen wurden im Rahmen des Piloten die Applikationen mit den bereitgestellten Tablets und Smartphones auf dem Kaiser-Wilhelm-Platz erprobt. Dadurch sollten die operativen Mitarbeiter mit den neuen Anwendungen vertraut gemacht und die mobilen Geräte im Hinblick auf das Handling für die tägliche Arbeit im Außenbereich erprobt werden. Das "Eis" war recht schnell gebrochen, zumal schon seit Jahren Erfahrungen mit mobilen Geräten aus der Baumkontrolle vorlagen. Im Zuge der neuen Pilotierung wurden gleichzeitig auch für die Baumkontrolle neue Erfassungsgeräte auf der Basis von Android getestet und für außerordentlich praktikabel befunden. Die neue App hat eine intuitive, Android-spezifische Oberfläche und ermöglicht eine extrem schnelle Darstellung der Bäume im Kartenmaterial. Seit Februar 2018 arbeiten die Baumkontrolleure nun mit neuen Android-Geräten und der App zur Baumkontrolle.

Stellt man die Steuerung der Bewirtschaftung auf eine ökonomische Basis, sind auch die organisatorischen Voraussetzungen für die effektive Nutzung der zukünftigen EDV-Systeme zu schaffen. In diesem Zusammenhang wurde durch das Projektmanagement ein Anforderungskatalog für die neu zu schaffende Stelle des Grünflächenmanagers erarbeitet, welcher gleichzeitig die Basis zur Auswahl eines geeigneten Bewerbers für den Städtischen Betrieb Detmold darstellt. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Ressourcenplanung/Koordination/Disposition/Einsatzplanung
• Prozessmanagement, Qualitätsmanagement
• Umgang mit fachspezifischen Software-Komponenten
• Vorbereitung und Prüfung der Betriebsdatenerfassung
• Betriebsdatenauswertung und -analyse
• Verfassen von Berichten intern und extern (Öffentlichkeitsarbeit)
• Mitarbeit bei Personal- und Organisationsangelegenheiten auf Teamebene
• Sonderaufgaben, zum Beispiel Mitentwicklung des Grünflächenkonzeptes
• Auswertung von angewandt-wissenschaftlichen Grundlagenarbeiten zu Fragen des Unterhalts kommunaler Grün- und Freiflächen
• Erledigung von Schriftverkehr mit herausgehobener Bedeutung
• Bearbeitung übergreifender Stadtrats-, Fachausschuss- und Bürgeranfragen zu allen Themen des Grünflächenunterhalts

Die Stelle wurde Anfang 2018 ausgeschrieben und wird ab Juni 2018 durch einen bereits ausgewählten Bewerber besetzt.

Eine der wichtigsten Grundlagen für den Aufbau eines GRIS - die Erfassung und Digitalisierung der Grünflächen mittels Luftbildauswertung - wurde in Detmold bereits im Jahr 2014 begonnen und wird mittels aktueller Feldvergleiche voraussichtlich im Sommer 2018 abgeschlossen sein. Durch das Projektmanagement wurde die alte Struktur nach GALK-Schlüssel im Rahmen des Projektes auf die Nomenklatur des FLL-Objektartenkataloges für Freianlagen (OK FREI) angepasst, so dass standardisierte Kartensignaturen und Qualitätsbildkataloge der FLL zum Einsatz kommen. Damit werden die Arbeit mit Kartenmaterial und das Qualitätsmanagement wesentlich erleichtert.

Projektausblick

Das Projekt ist momentan im Aufbau und wird 2018 mit der neuen Stelle des Grünmanagers in die entscheidende Vorbereitungsphase gehen. Ein zentrales Thema wird die Einarbeitung des Grünflächenmanagers in die neue Systematik sein. Er ist für alle Belange, die sich aus der Betriebssteuerung von der Planung bis zu Leistungserfassungen im operativen Bereich ergeben, verantwortlich. Hier bekommt der Fachbereich aktive Unterstützung durch das Projektmanagement der d. b. g. Datenbankgesellschaft mbH. Die externe Unterstützung ist dem Leiter der Städtischen Betriebe Detmold wichtig, um das zukünftige Management schnell in einen arbeitsfähigen Zustand zu versetzen. Im Ergebnis werden klar definierte Prozesse für alle Aufgaben vorhanden sein. Freiraummanagement ist in erster Linie ein logistisches Thema und hat viele Gesichter. Arbeitsaufgaben zu gewichten und sie in eine ressourcenschonende Reihenfolge zu bringen muss auch einem digitalen System beigebracht werden. Erst durch das Hinterlegen der eigenen Kennwerte und Rahmenbedingungen werden Planungswerkzeuge zu kognitiven Betriebssteuerungssystemen, die höchst effektiv eingesetzt werden können.

Der finale Meilenstein ist der Produktivstart 2020 für das Betriebssteuerungssystem der Städtischen Betriebe. Das bedeutet, dass der Pflege- und Instandhaltungsplan steht, die Arbeitsvorbereitungen mit der digitalen Plantafel erfolgen und alle Rapporte mit digitalen Erfassungsgeräten durchgeführt werden. Dafür muss zunächst die Strukturierung des kommunalen Grünbestandes hinsichtlich der Gestaltung und Qualität der einzelnen Grünflächen im Grünflächenkataster erfolgen. Zielsetzung dabei ist die Klassifizierung der Grünflächen in einem Soll-/Ist-Vergleich. Anschließend muss die erarbeitete Systematik erprobt werden und sich im operativen Bereich bewähren. Es ist allen Beteiligten klar, dass es bis zu einem reibungslosen Ablauf noch ein weiter Weg ist. Alle Mitarbeiter müssen diesen Weg mit einem Selbstverständnis gehen. Daran muss permanent gearbeitet werden. Der Fokus wird 2019 auf der Einführung des Spielplatzmanagementsystems und im Besonderen auf der Erarbeitung weiterer belastbarer Kennzahlen, der innerbetrieblichen Qualitätssicherung und dem strategischen Controlling liegen. Die Städtischen Betriebe sind sich der Aufgabe bewusst und werden den Weg der Modernisierung konsequent weitergehen.

In Detmold nachgefragt

Johann Bergmann ist Diplom-Ingenieur für Landschaftsplanung und Fachgebietsleiter Städtische Betriebe Detmold. "Zahlen, Daten und Fakten waren von verschiedenen Seiten gefragt", so beschreibt Bergmann die Situation, als er Ende 2012 die Leitung Städtischen Betriebe Detmold, übernahm. "Dies betrifft sämtliche Werte, die einerseits für die effektive administrative und insbesondere operative Aufgabenwahrnehmung der gärtnerischen Unterhaltung der Grün- und Freiflächen unverzichtbar sind, die andererseits aber auch elementar sind für die Kommunikation der betrieblichen Strategien, Ziele und Ergebnisse des Bereichs 'Grünflächen' mit der Verwaltungsspitze, der Politik und der Bürgerschaft". Die benötigten Zahlen, Daten und Fakten ließen sich für den Bereich Grün aber aus den existierenden Systemen und Programmen der als Regiebetrieb geführten Organisationseinheit nicht ausreichend ableiten.

Erfassung Mengengerüst

So war sehr schnell klar, dass unter Berücksichtigung der in den betriebszugehörigen Aufgabenbereichen Abfallwirtschaft, Stadtreinigung, Winterdienst, Werkstätten sowie der kommunalen Friedhöfe eingesetzten Softwarekomponenten und Programme für die zukunftsträchtige Wahrnehmung der Unterhaltung und Instandsetzung der städtischen Grün- und Freiflächen eine Qualifizierung hin zu einem kompetenten Grünflächenmanagementsystem notwendig war. Der Einstieg war dabei sehr grundlegend zu wählen, existierte doch bei der Stadt Detmold zu dem Zeitpunkt noch kein belastbares Grünflächenkataster. So ist im ersten Schritt mit dessen Aufbau begonnen worden, um als Grundlage eine stets aktuelle Übersicht der relevanten Flächen und Einheiten zu gewinnen. Der Aufbau des Grünflächenkatasters, durch die Auswertung und Digitalisierung von Luftbildern des Stadtgebietes, geht aktuell in die abschließende Phase der Feldvergleiche.

Organisatorische Umstrukturierungen

Das im Fachbereich 7 geführte Baumkataster enthielt bis 2012 lediglich die dem FB 7 zugeordneten Bäume. Hier wurde im Sinne einer ganzheitlichen Aufgabenwahrnehmung eine organisatorische Veränderung herbeigeführt, indem die im Zuge von Dezentralisierungsmaßnahmen in Vorjahren anderen Fachbereichen übertragenen Bäume in die Zuständigkeit und Verantwortung des FB 7 zurückgeführt wurden. Die Städtischen Betriebe gewährleisten nunmehr durch qualifizierte Baumkontrolle und -pflege die Verkehrssicherheit für den gesamten Bestand von rund 20.000 städtischen Bäumen.

Unterstützende Softwarelösungen

Parallel ist die Entscheidung über die einzuführende Software vorangebracht worden. Unter Beteiligung von Mitarbeitenden aus dem administrativen und operativen Bereich des Betriebes, des städtischen Geoservice, der örtlichen Rechnungsprüfung und des Personalrates galt es, die Entscheidung zu treffen, das bereits seit mehr als 10 Jahren verwandte Baumkataster der d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH zu ergänzen oder für das zukünftige umfassende GRIS einschließlich der Module für die Spielflächen und die allgemeinen Grün- und Freiflächen insgesamt eine neue Aufstellung vorzunehmen. Nach der Auswertung von Produktpräsentationen im Betrieb und der Angebote verschiedener Anbieter sowie ergänzender Besuche von Kommunen, die bereits seit Jahren ein Grünflächenmanagementsystem in praktischer Anwendung haben, wurde die Entscheidung für die gezielte Ergänzung der Module für 'Spiel' und 'Grün' aus demselben Softwarehaus getroffen. Die guten Erfahrungen des Fachbereichs 7 mit dem bereits eingesetzten Baumkataster waren ausschlaggebend für die Auswahl der Softwarelösung für das umfassende GRIS. Sehr hilfreich für die Entscheidungsfindung war zudem die bereitwillige Unterstützung im interkommunalen Austausch im Rahmen der GALK.

Qualifikation und Motivation aller Beteiligten

Mit dem von der d. b. g. Datenbankgesellschaft mbH vorbereiteten Auftaktworkshop ist zwischenzeitlich ein erfolgreicher Start in die zukünftige digitale Ausrichtung der Aufgabenwahrnehmung in der gärtnerischen Unterhaltung des städtischen Grüns gelungen; erste praktische Pilotaufgaben sind durchlaufen.

Mit der erfolgreichen Besetzung einer Stelle bei den Städtischen Betrieben, die das Grünflächenmanagement zum Hauptaufgabeninhalt hat und in der der gewonnene Mitarbeiter die Implementierung des Systems konsequent vorantreiben und die systematische Anwendung sicherstellen soll, sieht der Betriebsleiter einen weiteren wichtigen Schritt getan. Bergmann: "Wir sind uns der Herausforderung - sowohl der mehrjährigen Einführung als auch der nachhaltigen kompetenten Anwendung des Systems - sehr bewusst. Es ist ein Fulltime-Job, der Fach- wie Sozialkompetenz voraussetzt". Die Verwaltungsspitze mit Bürgermeister, Kämmerer und Technischem Beigeordneten unterstützen die eingeleitete Qualifizierung der Aufgabenwahrnehmung durch Digitalisierung ausdrücklich. Bergmann weiter: "Zudem gibt es deutliche, ja geradezu ungeduldige Rufe aus der operativen Mitte des Bereichs Grün nach Überwindung der bisherigen analogen Arbeitsweise". Diese Motivation der operativ Mitarbeitenden aufzugreifen und die Mitarbeiterschaft insgesamt auf dem Weg mitzunehmen - darin sieht Bergmann einen der Schlüssel zur erfolgreichen zukunftsträchtigen Aufgabenwahrnehmung. Er zeigt sich davon überzeugt, dass die bisherige Arbeit des Teams Grün einen zusätzlichen Schub bekommen wird, da sich die vielfältigen Aufgaben und Leistungen der Mitarbeitenden für qualitativ hochwertige Grün- und Freiflächen der Stadt Detmold zukünftig nachvollziehbarer darstellen und besser kommunizieren lassen werden, sowohl in Richtung Politik und im interkommunalen Kontext, als auch mit der Verwaltungsspitze sowie in Beteiligungsprozessen von Bürgerinnen und Bürgern.

Integrierte und vernetzte Planungsprozesse für hochwertige Grünanlagen

Bergmann will sich auch zukünftig für eine angemessene und qualitätsvolle Versorgung der Bewohnerinnen und Bewohner mit öffentlichen Grün- und Freiräumen einsetzen. Dabei unterstreicht er aber seine Auffassung, dass die langfristige Aufgabe der Unterhaltung, Funktionserhaltung und Instandsetzung der Flächen und Objekte bereits bei der Planung gründlich bedacht werden muss. Mit den sich aus Planungen und Investitionen (sowohl neue zusätzliche Flächen als auch qualifizierende Umgestaltungen mit höherem Pflegeaufwand) ergebenden Folgekosten im Blick, ließen sich tatsächlich verantwortungsvolle Projekte zugunsten der Bewohner realisieren. Dies sei in Zeiten erheblich zur Verfügung stehender Fördermittel (unter anderem Integriertes Stadtentwicklungskonzept ISEK) bei Planungen und Entscheidungen umso mehr zu bedenken.

Die aus einem kompetenten Grünflächenmanagement abgeleiteten Zahlen, Daten und Fakten möchte der Betriebsleiter perspektivisch in Detmold stärker im Sinne integrierter und vernetzter Planungsprozesse einbringen und somit auf eine qualitativ möglichst hochwertige, gleichzeitig aber an nachhaltigem Aufwand zur Erhaltung der vielfältigen Funktionen des Stadtgrüns orientierten Vorgehensweise Einfluss nehmen.

Quellen:

Mediendaten Stadt Detmold www.google.de/search