Instrument für ein effektives Grünflächenmanagement

Grünflächeninformationssystem am Beispiel Berlins

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Berlin Grünflächenmanagement
Grünflächenpflege vor dem Bundeskanzleramt im Großen Tiergarten (Bezirk Mitte). Foto: Holger Koppatsch

Der Aufbau des Berliner Grünflächeninformationssystems (GRIS) begann bereits in den frühen 1990er Jahren. Die seinerzeit verantwortlichen Amtsleitungen erkannten bereits zu diesem Zeitpunkt die Bedeutung der Nutzung einer PC-gestützten Fachanwendung in den Grünflächenämtern der Bezirke und einigten sich auf eine berlinweit einheitliche Softwarelösung. Die Einführung und Entwicklung des Berliner GRIS war von Beginn an ein gemeinsames Projekt der für das Stadtgrün zuständigen Senats- und der Bezirksverwaltungen.

Zunächst erfolgte die Einführung einer Datenbankkomponente. Mit der damals eingesetzten Software "GAIA" war es bereits möglich, nahezu das gesamte Aufgabenspektrum der bezirklichen Grünflächenpflege und -unterhaltung dv-technisch zu unterstützen und zu steuern:

  • Verwaltung der Katasterdaten zu Grünanlagen, Bäumen und Spielgeräten
  • Verwaltung der Kontrollen zur Verkehrssicherheit bei Bäumen und Spielplätzen
  • Kalkulation des Pflegeaufwandes in den Grünanlagen
  • Erfassen des realen Pflegeaufwandes (Betriebsdatenerfassung)
  • Fachgutachten Baum nach Koch und Sachwertermittlung

Nach umfangreichen Tests und diversen berlinspezifischen Anpassungen konnte die GRIS-Komponente "GAIA" dann 1997 in allen (damals noch 23) Bezirken eingesetzt werden.

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Ende der 1990er Jahre begann die Entwicklung der zweiten wesentlichen Komponente des Berliner GRIS - einem Geografischen Informationssystem (kurz GIS). Auf Basis des GIS "YADE" wurde eine sogenannte Fachschale entwickelt, die Software "GBKat". Damit waren nun einerseits die grafische Darstellung der zu unterhaltenden öffentlichen Grün- und Erholungsanlagen (einschließlich der Kinderspielplätze) sowie der Straßen- und Anlagenbäume am PC und auf Bestandskarten möglich. Über die Verknüpfung von Sach- und Geo-Daten konnten thematische Karten für verschiedenste Fragestellungen erstellt werden.

Anfang der 2000er Jahre wurde das Berliner GRIS dann noch um die Komponenten "Intranet/Internet" und "Bestandsstatistiken" erweitert. Über den Internetauftritt "Stadtgrün" wird die Öffentlichkeit umfassend über alle Bereiche des Berliner Stadtgrüns informiert, unter anderem mit aus dem GRIS generierten offiziellen Daten zum jährlichen Bestand der einzelnen Grünflächenkategorien (Objektarten) und der Straßenbäume. Über das Intranet werden den Anwendern des GRIS wichtige arbeitsunterstützende, behördeninterne Informationen oder Dokumente digital zur Verfügung gestellt. Über das Modul "Bestandsstatistiken" werden im GRIS einmal jährlich berlinweit die Daten zu Bestandsübersichten und -entwicklungen zum Bestand aller Grünflächen-Objektarten und der Bäume generiert. Diese Daten werden im Internet veröffentlicht und an das Amt für Statistik übermittelt.

Projekt zur Optimierung des Berliner GRIS

Nach etwa 10-jährigem Einsatz des Berliner GRIS stellten sich die Situation zur Nutzung des Verfahrens und der Stand der Datenerfassung zum Berliner Stadtgrün Ende 2006 als sehr unbefriedigend dar. Die ursprünglich gesetzten Ziele wurden nur bedingt erreicht. Fehlende Akzeptanz sowohl auf Bearbeiter- als auch auf Leitungsebene war die Folge. Insbesondere beim Baumkataster konnte eine einheitliche Softwareanwendung nicht erreicht werden. In den mittlerweile zwölf Bezirken waren drei verschiedene Baumkataster im Einsatz. Diese Situation war unter den Rahmenbedingungen ständig abnehmender personeller und finanzieller Ressourcen und einer heterogenen bezirklichen IT-Infrastruktur dringend zu ändern.

Die Gartenamtsleiterkonferenz (GALK) Berlin hatte daher im Dezember 2006 gemeinsam mit der damaligen Senatsverwaltung für Stadtentwicklung das Projekt zur Optimierung des Berliner GRIS beschlossen. Ziel des Projektes war die Weiterentwicklung des GRIS zu einem Instrument für ein effektives Grünflächenmanagement, um damit die Prozesse in der Grünflächenpflege zu unterstützen, Personal- und Sachmittel optimal einzusetzen und auf Grundlage aktueller Daten zum Grünflächen- und Baumbestand qualifiziertere Entscheidungen für Eigenleistung und Vergabe treffen zu können.

Im Rahmen des Projektes sollten insbesondere folgende Schwerpunktthemen bearbeitet werden:

  • verbesserter Einsatz der zu optimierenden GRIS-Softwaremodule,
  • zeitnahe berlinweit einheitliche Erfassung der Flächeninhalte und Ausstattungen der Pflegeobjekte über digitale Luftbildauswertungen,
  • Herstellen von Schnittstellen zu anderen Programmen und Basisdaten des Landes Berlin (vor allem Liegenschaftsdaten, Luftbilder, andere Fachkarten, Räumliches Bezugssystem (RBS), Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und weitaus mehr)
  • Verbesserung der Organisation des GRIS-Einsatzes in den Grünflächenämtern sowie Verbesserung des Schulungskonzeptes.

Zunächst wurde mit externer Unterstützung eine Geschäftsprozessanalyse durchgeführt, die die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen sowie die Unterstützung der Arbeitsprozesse in den Grünflächenämtern genauer betrachtet hat. Dies war die Grundlage für eine detaillierte, europaweite Ausschreibung zur Beschaffung einer neuen und verstärkt prozessorientierten GRIS-Software. Im Ergebnis des zweistufigen Auswahlverfahrens erhielt die Firma IP Syscon GmbH aus Hannover den Zuschlag.

Nach der Erarbeitung der fachlichen Feinkonzepte für notwendige berlinspezifische Anpassungen sowie deren Umsetzung in der Sachdatenbank, im GIS und in den mobilen Softwarekomponenten konnte ab Mitte 2013 dann die Vorbereitung der umfangreichen Datenmigration erfolgen. Es waren die Daten von rund 22 500 Pflegeobjekten zu migrieren, darunter etwa 900.000 Bäume mit Daten zu den Verkehrssicherheitskontrollen, etwa 28 500 Spielgeräte und etwa 370.000 Pflegekategorien (Flächeninhalte und -ausstattungen).

Die Migration der Daten erfolgte schrittweise in einem Zeitraum von acht Monaten (etwa alle fünf Wochen für zwei Bezirke). Parallel dazu fanden umfangreiche Schulungen statt. Zum 1. August 2013 konnte das neue Berliner GRIS in allen zwölf Berliner Bezirken in Betrieb genommen werden. In Abstimmung mit den Beschäftigtenvertretungen folgte zunächst ein einjähriger Probe-Echtbetrieb, in dem festgestellte Fehlfunktionen behoben und die Funktionalität verbessernde Anpassungen vorgenommen wurden. Die in diesem Zeitraum gemeldeten Probleme und Supportanfragen betrafen in erster Linie Funktionen der GRIS-Sachdatenbank (rund 55 Prozent der Anfragen), knapp 20 Prozent betrafen das GIS und 12 Prozent die Software für die mobilen Baumkontrollen. Aber auch Anfragen zur Nachmigration von Detaildaten waren zu bearbeiten. Diese Tatsache war bei der hohen technischen und fachlichen Komplexität des Fachverfahrens erwartet worden.

Zum 31. Juli 2014 wurde der einjährige Probe-Echtbetrieb beendet und mit der vollständigen Ablösung der Altsysteme der produktive Einsatz des neuen Berliner GRIS aufgenommen.

Der gesamte Prozess zur Einführung und Implementierung des neuen GRIS erfolgte unter externer Begleitung. Diese Unterstützung war sehr hilfreich, einerseits für die Erstellung der diversen Projektunterlagen und andererseits auch für die unabhängige Beratung zu den einzelnen Projektabschnitten, die Abstimmungen mit den verschiedenen Projektbeteiligten und den örtlichen Personalvertretungen.

Rahmenbedingungen und begleitende Prozesse

Wie bereits mit den vorangegangenen Erläuterungen verdeutlicht wurde, ist der Aufwand für die Einführung eines neuen IT-Fachverfahrens wie dem GRIS Berlin sehr hoch. Zahlreiche fachliche, technische und organisatorische Aspekte sind zu berücksichtigen. Die Einführung eines berlinweit einheitlichen Systems war und ist bei weitgehend eigenständig agierenden zwölf Bezirken eine große Herausforderung.

Begleitend zum Einführungsprozess waren auch folgende Aufgaben zu bewältigen:

  • Abstimmungen mit den bezirklichenIT-Managern und IT-Stellen,
  • Arbeitsgruppensitzungen mit GRIS-Anwendern der Bezirke zur Erarbeitung der fachlichen Feinkonzepte für das Hauptsystem (Datenbank pit-Kommunal und GIS-Komponenten) und die Teilbereiche Baum- und Spielplatzkataster sowie für mobile Anwendungen,
  • technische und inhaltliche Zusammenführung der drei Baumkataster,
  • Abstimmung zu Kataloginhalten wesentlicher berlinweit einheitlicher Basiskataloge (bspw. Befunde/Schäden und Maßnahmen zum Baum und zum Spielgerät bzw. der Standard-Tätigkeiten-Katalog),
  • Beteiligung der örtlichen Personalvertretungen der zwölf Bezirke (incl. Schwerbehinderten- und Frauenvertretungen sowie bezirkliche Datenschutzbeauftragte).

Mit der Einführung des neuen Berliner GRIS wurden alle fachlichen Basiskataloge berlinweit vereinheitlicht. Hierzu waren zwischen den zwölf Bezirken teils umfangreiche und schwierige Abstimmungen notwendig. Insbesondere die Kataloge der verschiedenen ehemaligen Baumkataster waren zum Teil erheblich heterogen. So gab es im alten GRIS rund 900 verschiedene Maßnahmen zum Baum. Dies lag größtenteils an unterschiedlichen Schreibweisen der Katalogwerte. Die Maßnahmen wurden aber auch inhaltlich hinsichtlich der einzelnen Tätigkeiten unterschiedlich definiert. Der Abstimmungsprozess auf die nunmehr rund 60 gültigen Maßnahmen dauerte rund ein halbes Jahr. Vergleichbare Abstimmungen fanden auch im Spielplatzbereich und an einzelnen anderen Stellen im GRIS statt.

Eine relevante, teils problematische Rahmenbedingung war und ist die heterogene IT-Infrastruktur und personelle Ausstattung in den Bezirken. Bei zentraler Datenhaltung und unter Nutzung der vielfältigen Komponenten der Berliner IT-Infrastruktur (Landesnetz, bezirkliche Server und Arbeitsplatz-PC mit bezirksspezifischen individuellen technischen und sicherheitstechnischen Konfigurationen) treten nach wie vor hinsichtlich Verfügbarkeit und Performance der GRIS-Komponenten Probleme auf.

Einbindung weiterer Fachdaten (Anbindung an das Geoportal)

Ein wichtiger Grundsatz des Berliner GRIS ist - wo immer möglich und sinnvoll - die Vermeidung von redundanten Daten. Wichtige im Land Berlin verfügbare Basisdaten anderer Fachverfahren sind daher im GRIS über Schnittstellen direkt eingebunden:

  • Daten des Liegenschaftskatasters (insbesondere die ALKIS-Liegenschaftskarte),
  • Einbindung weiterer im FIS-Broker (Geodaten-Portal des Landes Berlin) verfügbarer digitaler Karten über die Standarddienste WMS und WFS; beispielsweise aktuelle und ältere Luftbilder (Orthofotos), Schutzgebiete, Denkmalkarte, Gewässerkarte, und noch anderes mehr,
  • Daten des Berliner Regionalen Bezugssystems (RBS), beispielsweise Postleitzahl, Ortsteil, mehrschichtige Planungsräume Berlins,
  • Adresssuche im GIS auf Basis der RBS-Adress-Datei,
  • Digitale Bilddatenbank "Cumulus".

Im Gegenzug werden viele Bestandsdaten des Berliner GRIS über den oben genannten FIS-Broker sowohl innerhalb des Berliner Landesnetzes (Intranet) als auch extern über das Internet veröffentlicht. Dies sind vor allem Bestandskarten und Sachdaten zum Grünanlagen-, Spielplatz- und Baumbestand als auch Daten zu Friedhöfen und Kleingärten.

Laufender Betrieb

Nunmehr ist das neue Berliner GRIS seit gut zwei Jahren in Betrieb. Die alltäglichen Prozesse im Rahmen der Pflege und Unterhaltung der öffentlichen Grünflächen können so in den bezirklichen Grünflächenämtern und auf Senatsebene auf vielfältige Weise unterstützt werden. Die Einführung eines solch komplexen IT-Verfahrens hat gezeigt, wie wichtig ein gut durchdachtes fachliches, technisches und organisatorisches Einführungs- und Einsatzkonzept ist. Trotz des hohen Inputs lassen sich jedoch nicht alle Einzelheiten und Sonderfälle bis ins letzte Detail vorab klären. Auch haben sich technische und organisatorische Rahmenbedingungen während der Einführungsphase und des Betriebs verändert. So bleibt ein gewisser Anteil an nicht vorhersehbarem Aufwand, der einkalkuliert sein sollte.

Ein wesentlicher Aspekt der erfolgreichen Einführung eines neuen IT-Fachverfahrens sind umfangreiche Schulungen der mit der Software arbeitenden Kollegen. Im Zuge der Einführung des neuen GRIS wurden bisher rund 300 Personen geschult, angefangen von Grundschulungen für die Datenbank pit-Kommunal und die beiden GIS-Komponenten, vertiefte Schulungen für die Power-User, Auskunftsschulungen, themenspezifische Schulungen zu Bäumen, Spielplätzen, Kleingärten oder den Winterdienst und nicht zuletzt auch für die mobile Softwarekomponente für Baumkontrollen. Darüber hinaus fanden für die vertiefte Behandlung einzelner Funktionalitäten in der Datenbank- und der GIS-Komponente bereits mehrere Workshops für die Power-User statt.

Neben den Schulungen und Workshops ist aber auch die Anwenderunterstützung (Support) wesentlich für die erfolgreiche Implementierung einer neuen Software. Es zeigte sich, dass das ursprüngliche Modell der Aufteilung in einen sogenannten First-Level-Support über die bezirklichen Power-User und die Geschäftsstelle GRIS auf Senatsebene und einen Second-Level-Support durch den Softwareanbieter dem Bedarf während der Einführungsphase nicht gerecht wurde. Kurz nach der Produktivsetzung des Systems wurde daher eine verstärkte Anwenderunterstützung durch den Softwareanbieter IP Syscon realisiert, die bis heute anhält. Als technisches Hilfsmittel hat sich hier das browsergestützte Fehlermeldungssystem Bugzilla bewährt.

Eine besondere Rolle bei der Steuerung, Betreuung und Weiterentwicklung des Berliner GRIS als landesweites Verfahren spielen die GRIS-Manager (Power-User) in den Bezirken, die als Bindeglied in vielschichtiger Hinsicht fungieren. Gemeinsam mit der Amtsleitung obliegt ihnen die Erarbeitung und Umsetzung des Einsatz- und Rechtekonzepts zur bezirklichen Nutzung des GRIS. Sie sind Ansprechpartner für die übrigen GRIS-Anwender bei Fragen und Problemen, zuständig für die Kommunikation mit der Geschäftsstelle GRIS und nicht zuletzt Teilnehmende in den verschiedenen Arbeitsgruppen zur Abstimmung der fachlichen Teilprozesse des GRIS, wie beispielsweise zum Grünflächen-, Baum- und Spielplatzkataster oder zur Auftragsbearbeitung und zur Betriebsdatenerfassung. Dieser Personenkreis muss über sehr gute fachliche und IT-technische Kompetenzen verfügen. Der Einsatz gut ausgebildeter Beschäftigter an diesen Schlüsselpositionen ist von hoher Bedeutung und entscheidet letztlich zu einem großen Teil auch mit über den Erfolg der Nutzung des GRIS. Zu beobachten ist, dass die Hochschulen in Deutschland seit nunmehr einigen Jahren in speziellen Studiengängen solche Kompetenzträger ausbilden.

Ausblick auf die weitere Entwicklung

Nach der Inbetriebnahme des neuen Berliner GRIS, mit der im Wesentlichen die Altsysteme abgelöst und die neuen GRIS-Komponenten eingeführt worden sind, wurden im Herbst 2016 weitere bisher im GRIS nicht vorhandene Funktionen implementiert (Ausbaustufe 2). Dies sind insbesondere die Betriebsdatenerfassung und die Auftragsbearbeitung (intern/extern). Derzeit läuft der einjährige Testbetrieb dieser für die Berliner Kollegen völlig neuen Funktionalitäten. Daneben wird begründet durch die technische Entwicklung im Bereich der mobilen Handheldtechnologie gegenwärtig die GRIS-Komponente zur mobilen Erfassung und Kontrolle der Bäume neu entwickelt. In diesem Rahmen wird auf den mobilen Geräten (Tablets) künftig auch ein mobiles GIS verfügbar sein. Die Einführung der Anwendung pit-Mobile Baum ist in diesem Jahr vorgesehen. Zeitnah soll dann auch eine App zur mobilen Erfassung und Kontrolle der Spielgeräte zum Einsatz kommen. Damit werden den Grünflächenämtern weitere wichtige Instrumente für die Aufgabenerledigung im Grünflächenmanagement zur Verfügung stehen.

Dipl-Ing. Ulrich Reinheckel
Autor

Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz, Ref. III C– Freiraumplanung und Stadtgrün

Dipl-Ing. Anke Wünnecke
Autorin

Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz, Ref. III C– Freiraumplanung und Stadtgrün

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