Stadtbetriebe führen Verwaltung 4.0 in der Grünpflege ein

Grünflächenmanagement und Qualitätskontrolle in Unna

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Qualitätssicherung Grünflächen
Stadtbetriebe Unna bei der Pflege des Straßengrüns. Foto: Stadtbetriebe Unna

Um eine Steigerung der Pflegequalität der Grünflächen der Kreisstadt Unna zu erreichen und den Grünflächenzuwachs zu pflegen, wurden 2015 erstmals Pflegeleistungen der Stadtbetriebe Unna an externe Firmen vergeben. Durch das eingeführte digitale Grünflächenmanagementsystem und die konsequente Qualitätskontrolle der Arbeiten der beauftragten Unternehmen konnte so eine Qualitätssteigerung der Grünflächenpflege erzielt werden. Ein erfolgreicher Weg von der Digitalisierung der Freiflächen, der Erarbeitung eines Pflegekonzeptes über die Ausschreibung und Vergabe bis zum digitalen Controlling der externen Firmen und der abschließenden Leistungsabrechnung liegen hinter den Stadtbetrieben Unna. Mittlerweile wird das digitale Grünflächeninformations- und Qualitätssicherungssystem seit drei Jahren erfolgreich bei den Stadtbetrieben Unna eingesetzt.

Die Stadtbetriebe Unna erbringen originäre Leistungen in den Bereichen Abwasserwirtschaft, Abfallbeseitigung, Straßenreinigung, Friedhofswesen sowie auftragsbezogene Leistungen in der Grünflächen- und Sportplatzpflege, für die Straßenunterhaltung und auf Kinderspielplätzen. 1995 als eigenbetriebsähnliche Einrichtung gegründet, beschäftigen die Stadtbetriebe Unna (SBU) derzeit 80 Mitarbeiter.

Bei den Stadtbetrieben Unna wurde die digitale Transformation im Bereich Grünflächenpflege eingeleitet. Für eine Vergabe von Leistungen zur Wartung und Pflege des Straßenbegleitgrüns ab 2015 stellte die Kreisstadt Unna 2014 den Stadtbetrieben Unna ein Rahmen-Budget zur Verfügung. Es bestand die Aufgabe, eine Ausschreibung der Leistungen nach VOB kurzfristig zu realisieren. Da zu diesem Zeitpunkt noch kein digitales Grünflächenkataster oder Freiflächenmanagementsystem existierte, musste kurzfristig ein Mengengerüst erarbeitet und ein System zur Qualitätssicherung aufgebaut werden.

Für eine Gesamtfläche von über 430 Hektar mit einem Wartungs- und Pflegeanteil von 136 Hektar wurde mit externer Hilfe ein Konzept erarbeitet, damit die Grünpflegearbeiten durch externe Firmen im Jahr 2015 beginnen konnten. Von den Stadtbetrieben Unna wird die Grünflächenpflege als Auftrag gegenüber der Kreisstadt Unna betrieben, weshalb Transparenz und Qualität erbrachter Leistungen wesentliche Bestandteile sind, um abschließend korrekt abrechnen zu können. Dem Team der Abteilung Grünflächenunterhaltung oblag neben der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses und der Ausschreibungsabwicklung auch die Organisation der zukünftigen Qualitätskontrolle. Mittlerweile wurden 2017 neben dem Straßenbegleitgrün auch Objekte aus den Schulbereich und die städtischen Liegenschaften ausgeschrieben.

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Projektzeitplan von der Luftbildauswertung bis zur europaweiten Ausschreibung. Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Aufgabenportfolio der Stadtbetriebe Unna. Abb.: Stadtbetriebe Unna

Grünflächendigitalisierung, Luftbildauswertung und Aufbau des Grünflächenkatasters

Für den Aufbau des Grünflächenkatasters wurden die Objekte definiert. Durch Luftbildauswertung und Nachdigitalisierung wurden vor Ort alle ausschreibungsrelevanten Bestandteile auf den Liegenschaften der Kreisstadt Unna erfasst. Als Richtlinie und Erfassungsgrundlage wurde der OK FREI (Objektartenkatalog Freianlagen der FLL) verwendet. Alle IT-Leistungen werden durch ein externes Rechenzentrum erbracht, sodass die eigene IT-Infrastruktur der Stadtbetriebe Unna nicht erweitert werden musste. Die bereitgestellten digitalen Module gliedern sich in drei Säulen: Neben dem direkten Zugriff zur Administration der Katasterdaten sowie der Planungs- und Betriebssteuerungsmodule existiert eine cloudbasierte Informations- und Kollaborationsplattform. Die dritte Säule betrifft den operativen mobilen Bereich mit digitalen Apps für Aufgaben und Meldungen sowie zur Kontrolle der Verkehrssicherheit an Bäumen, Spielgeräten und Straßen. Die Apps werden sowohl auf Android- als auch auf iOS-basierten mobilen Geräten eingesetzt.

Ausschreibungsvorbereitung und Finanzbedarf

Die Herausforderungen bei der Erstellung der Vergabeunterlagen bestanden darin, neben der exakten Leistungsbeschreibung auch die digitale Qualitätssicherung in das Verfahren einzubinden. Der Leistungsumfang ergab sich aus dem Mengengerüst der Flächenbestandteile je Pflegeobjekt und Servicelevel nach den "Empfehlungen für die Planung, Vergabe und Durchführung von Leistungen für das Management von Freianlagen" der FLL. Die geforderte digitale Leistungsdokumentation und -abnahme in einem Webservice wurde im Rahmen der Ausschreibung als Prozess detailliert beschrieben. Um den Finanzbedarf im Vorfeld der Ausschreibung abschätzen zu können, wurden im ersten Schritt verschiedene Pflegeszenarien vorbereitet und für diese mit einer Planungssoftware aus dem Rechenzentrum auf Basis ortsüblicher Kostenkennwerte die Kosten je Los berechnet. Anhand des zur Verfügung stehenden Gesamtbudgets für die Pflege und unter Berücksichtigung rechtlicher sowie stadtinterner Vorgaben wurden die entsprechenden Servicelevel für die Ausschreibungen festgelegt. Das Ergebnis der Ausschreibung deckte sich im Wesentlichen mit den vorab berechneten Kosten. Die letzte Ausschreibung erfolgte für das Pflegejahr 2017/2018 in vier Gebietslosen. Zwei externe Firmen gewannen je zwei Lose und erhielten die entsprechenden Aufträge zur Pflege.

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IT-Infrastruktur mit externem Rechenzentrum. Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Prozess Einsatzplanung, Leistungsabarbeitung und Abrechnung. Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Kartenauszug d.b.g. itreo-Webservice Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Pflegepläne und Plangruppen

Die Pflegepläne wurden anhand der Vorgaben aus dem Regelwerk der FLL und den Erfahrungen der Stadtbetriebe Unna in Kooperation mit der d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH erarbeitet. Anhand des jeweiligen Servicelevels und der sich auf den Pflegeobjekten befindlichen Kategorien (Flächeninhalte) wurden für die einzelnen Dienstleister Plangruppen gebildet. Innerhalb der Plangruppen befinden sich alle Aufgaben (Tätigkeiten) mit einem Bezug zum Pflegeobjekt (Ort und Menge) und die Kalenderwoche (Zeitraum), in der die Abarbeitung der Pflegetätigkeiten geplant ist. Auf diese Weise sind alle in der Ausschreibung enthaltenen Aufgaben definiert und können automatisiert mit ihrem Ausführungszeitpunkt und den Kosten laut Angebot angelegt werden. Damit sind alle Aufgaben und deren Status sofort für alle Beteiligten im Webservice einsehbar.

Der Prozess der Aufgabenvorbereitung und der Leistungsabnahme

Die beauftragte Firma kann die avisierte Ausführung der Aufgaben entweder bestätigen oder innerhalb eines vorgegeben Zeitrahmen an seine eigenen Planungen anpassen, zum Beispiel bei Änderung der Witterungsverhältnisse. Diese Terminierung wird digital transparent dargestellt und dokumentiert. Für die eigene Steuerung der Ausführenden können die gewünschten Aufgaben an die jeweiligen mobilen Geräte versendet werden.

Die Rückmeldung der Erledigung von Aufgaben erfolgt automatisch über die App oder alternativ über den Webservice. Derart erbrachte Leistungen sind für den Auftraggeber sofort sichtbar, so dass zeitnah die Qualitätskontrolle auf den Objekten erfolgen kann. Diese Kontrolle erfolgt je nach Qualität der Leistungen in Stichproben. Abgenommene Leistungen können zum Zeitpunkt der Rechnungslegung per Knopfdruck in der Rechnung summiert aufgeführt und damit der Rechnungsprozess automatisiert werden. Auch für den Fall der Nicht- oder Schlechtleistung wird der Webservice als Reklamationstool genutzt und, falls vom Auftraggeber erwünscht, die Nachbesserung ermöglicht.

Erfahrungen und Ergebnisse der letzten zwei Jahre

Die Stadtbetriebe Unna ziehen nach zwei Jahren eine positive Bilanz. Der Pflegezustand der Grünflächen hat sich wesentlich verbessert. Durch die Vergabe von Leistungen können sich die Stadtbetriebe Unna auf Aufgabenbereiche wie zum Beispiel Baum- und Sportplatzpflege fokussieren. Auch die Herstellung und Verantwortung für die Verkehrssicherheit ist und bleibt Aufgabe der eigenen Mitarbeiter.

Die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger über die Pflege auf den städtischen Flächen ist gestiegen. Die Stadtbetriebe Unna erhalten erheblich weniger Beschwerden. Zeit, die sonst für die Bearbeitung von Beschwerden aufgebracht werden musste, kann heute in die Qualitätskontrolle investiert werden.

Der Umstieg auf ein digitales Freiflächenmanagementsystem hat sich bewährt. "Vor-Ort-Einweisungen können durch digitale Karten auf ein Minimum reduziert werden. Der Webservice mit digitalen Karten setzt wenig Ortskunde voraus und ist intuitiv bedienbar. Dies erspart Zeit und Missverständnisse", so ein Mitarbeiter der Stadtbetriebe Unna.

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d.b.g. itreo-Webservice - Aufgabenmanagement. Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Prozessablauf bei der Leistungsabmeldung im d.b.g. itreo-Webservice. Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Auch die Dienstleister sind zufrieden. Anfängliche Skepsis ist gewichen und die digitalen Medien werden zur Navigation zu den Objekten und zur Orientierung vor Ort sowie zur Kommunikation mit dem Auftraggeber, zum Beispiel für die Meldung von erledigten Arbeiten, genutzt.

"Das Ausdrucken von Karten entfällt. Früher verwendete Papierkarten waren nicht wetterfest oder der gedruckte Ausschnitt vor Ort dann doch nicht optimal. Durch digitale Karten gibt es keine Orientierungsschwierigkeiten mehr", bestätigte eine externe Firma.

Auch das Ergebnis der Qualitätskontrollen wird durch das Ändern des Status im Webservice lückenlos dokumentiert. Ist eine Leistung abgenommen, kann diese abgerechnet werden. Wird die erbrachte Leistung hingegen reklamiert, erfolgt der Eintrag mit Datum, Grund und gegebenenfalls mit Fotos. "Dadurch gibt es für alle Seiten weniger Unklarheit bei den Abrechnungen mit den externen Firmen", so ein Mitarbeiter der Stadtbetriebe Unna.

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d.b.g. Aufgaben-App zur Abarbeitung der Tätigkeiten. Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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d.b.g. Telematik-App für manuellen Winterdienst. Abb.: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Die konsequente Betreuung des kompletten Projektablaufs durch die d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH hat den straffen Zeitplan ermöglicht. Die eingesetzte Software aus dem d.b.g. Haus unterstützt täglich die Stadtbetriebe Unna bei Vergabe, Kontrolle und Abrechnung der vergebenen Leistungen.

"Die digitale Transformation konnte in dieser kurzen Zeit nur gelingen, weil die Verantwortlichen hinter dem Projekt standen, alle Beteiligten mitgenommen wurden und die fachliche, die betriebswirtschaftliche sowie die IT-Kompetenz gebündelt wurden", so die d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH.

Das System soll ausgebaut werden

Das Qualitätssicherungssystem wird in den nächsten Jahren bei den Stadtbetrieben Unna auch auf andere Bereiche ausgedehnt werden. Dabei sollen auch die Bildkataloge der FLL verstärkt zum Einsatz kommen und mit Hilfe einer App die Qualität der Instandhaltungsarbeiten ausgewertet und dargestellt werden.

2018 wird der manuelle Winterdienst als neuer Baustein in das Verfahren integriert. Dazu werden alle Winterdienstbereiche, wie zum Beispiel Flächen an Parkautomaten, Treppenanlagen und Fußgängerbereiche an Kreuzungen kartographiert und in das Tourenmanagement integriert. Vier Winterdienstkolonnen werden mit mobilen Geräten ausgestattet. Deren Arbeiten, wie die Kontrolle der Flächen, das Streuen der Bereiche oder die Schneeräumung, werden mobil erfasst und gerichtsfest dokumentiert.

Auswertungen und Nachweise können dann von den Beteiligten über den d.b.g. itreo-Webservice jederzeit abgerufen werden.

Fazit

Es lohnt sich, die digitale Transformation auf den Weg zu bringen, auch wenn viele Hürden zu nehmen sind und im Besonderen eingefahrene Abläufe durch neue Prozesse ersetzt werden müssen. Die Mitarbeiter erkennen sehr schnell den Nutzen. Ressourcen können effektiv eingeplant werden, so dass sich die Pflegequalität nachhaltig verbessert. Externe Firmen können besser in die Prozesse eingebunden werden und zeitnahe Kontrollen garantieren die vereinbarte Leistungserbringung. Das Mengengerüst sowie geeignete Planungswerkzeuge ermöglichen Kostensimulation und erhöhte Transparenz. Die Erarbeitung eigener Kennzahlen ermöglicht ein strategisches Controlling und schafft Argumentationsmöglichkeiten, wenn es um die Verteilung von Budgets geht. Wir sind in der digitalen Welt angekommen.

 Ralf Calovini
Autor

Bereichsleiter Grünflächen/Straßen Stadtbetriebe Unna

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