Kann die Abnahme verweigert werden?

Häufig entsteht Streit, wenn ein Auftragnehmer nach Fertigstellung seiner Arbeiten bestimmte Dokumentationsunterlagen nicht übergibt. Der Auftraggeber weigert sich in solchen Situation oftmals, die Leistungen des Auftragnehmers abzunehmen. Die Frage, ob der dazu berechtigt ist, wird von der Rechtsprechung differenziert beurteilt.

Sofern vertraglich klar geregelt ist, dass der Auftragnehmer bestimmte Dokumentationspflichten hat und bestimmte Unterlagen zu übergeben hat, ist danach zu unterscheiden, ob das Fehlen der Unterlagen einen wesentlichen Mangel des Werks darstellt oder nicht. In einem vom OLG Bamberg mit Urteil vom 08.12.2010, Az.: 3 U 93/09, entschiedenen Fall hatte der Auftragnehmer einen Generator in eine bestehende Anlage des Auftraggebers eingebaut und es war vereinbart, dass der Einbau des Generators durch Unterlagen zu dokumentieren sei. Der Auftragnehmer hatte diese geschuldete Dokumentation jedoch nicht vorgenommen.

Ohne Dokumentation Abnahme verweigert

Dass der Auftraggeber daraufhin die Abnahme verweigerte, hielt das OLG Bamberg für richtig. Dies hatte zur Folge, dass die Werklohnklage des Auftragnehmers abgewiesen wurde. Im vom OLG Bamberg entschiedenen Fall lag die Besonderheit darin, dass der Auftragnehmer nach dem Medizinproduktegesetz verpflichtet war, den Einbau des Generators zu dokumentieren und dem Auftraggeber diese Dokumentation zu Nachweiszwecken auszuhändigen. Weil die unterlassene Dokumentation während des Einbaus des Generators nicht mehr nachholbar war und vom Auftragnehmer daher keine Fälligkeit seines Werklohnanspruchs herbeigeführt werden konnte, musste der Auftragnehmer auf seine Vergütung dauerhaft verzichten.

Kann der Auftragnehmer geschuldete Dokumentationsunterlagen nachträglich beschaffen oder selbst herstellen, kann die Fälligkeit eines Werklohnanspruchs jedoch noch herbeigeführt werden.

Liegen keine vertraglichen Vereinbarungen darüber vor, welche Dokumentations- oder Revisionsunterlagen geschuldet sind, so ist nach Auffassung des OL Köln zu prüfen, ob die fehlenden Unterlagen für die Funktionstauglichkeit des Werks benötigt werden oder aber nur zu einem Nachweis des Werkerfolgs dienen sollen (vgl. OLG Köln, Urteil vom 07.08.2015, Az.: 19 U 104/14). Im vom OLG Köln entschiedenen Fall war der Auftragnehmer damit beauftragt worden, die Heizungs-, Lüftungs- und Sanitärarbeiten für ein Wohnhaus zu erbringen. Der Auftraggeber weigerte sich jedoch, nach Abschluss der Arbeiten zu zahlen, weil der Auftragnehmer die Protokolle über eine Druck- und Dichtigkeitsprüfung der Leitungen nicht übergeben hatte. Darin sah das OLG Köln jedoch keinen Grund, die Abnahme der Werkleistung zu verweigern. Das OLG Köln verurteilte den Auftraggeber zur Zahlung, denn die fehlenden Protokolle über die Druck- und Dichtigkeitsprüfung führten nach Ansicht des Gerichts nicht zu einem wesentlichen Mangel des Werks und waren daher kein ausreichender Grund, die Abnahme zu verweigern.

Anlage war seit geraumer Zeit mangelfrei in Benutzung

In dem vom OLG Köln entschiedenen Sachverhalt war die Anlage seit geraumer Zeit mangelfrei in Benutzung. Eine Undichtigkeit oder sonstige Funktionsmängel waren nicht aufgetreten. Nach Ansicht des OLG Köln betreffen die Druck- und Dichtigkeitsprüfungsprotokolle nur den Nachweis des Werkerfolgs selbst. Für die Funktionstauglichkeit des Werks sind sie jedoch ohne Bedeutung. Dies ist etwa für Bedienungsanleitungen oder Schaltpläne anders zu beurteilen, denn diese Unterlagen sind für die Funktionstauglichkeit des Werks von Bedeutung, mit anderen Worten kann ohne diese Unterlagen ein Werk nicht ordnungsgemäß genutzt werden.

Führt das Fehlen von Dokumentationsunterlagen nicht dazu, dass ein Werk nicht ordnungsgemäß genutzt werden kann, sind sie also mit anderen Worten für die Funktionstauglichkeit des Werks nicht zwingend erforderlich, hat der Auftraggeber kein Recht, die Abnahme zu verweigern. In diesen Fällen hat er jedoch ein Zurückbehaltungsrecht, das in der Regel doppelt so hoch ist, wie die Herstellungskosten oder Beschaffungskosten für die fehlenden Unterlagen. In einem vom OLG Brandenburg mit Urteil vom 04.07.2012, Az.: 13 U 63/08, entschiedenen Fall hatte der Auftragnehmer nach Ausführung der Heizungs-, Lüftungs- und Sanitärarbeiten die Revisionsunterlagen für die eingebauten haustechnischen Anlagen dem Auftraggeber nicht übergeben.

Revisionsunterlagen nicht notwendig, wenn Funktionalität erreicht ist

Das OLG Brandenburg sah es nicht als zwingend notwendig an, für eine ordnungsgemäße Funktion der haustechnischen Anlagen die Revisionsunterlagen zu erhalten. Wegen des Mangels war der Auftraggeber jedoch berechtigt, einen Betrag in Höhe der zweifachen Herstellungskosten der Revisionsunterlagen vom Werklohn einzubehalten.

Für den Auftraggeber ist es daher unbedingt empfehlenswert, vertraglich zu definieren, welche Dokumentationsunterlagen zu welchem Zeitpunkt vom Auftragnehmer zu übergeben sind.

Dr. Normen Crass, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, SMNG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Frankfurt am Main.