Modernes urbanes Freiraummanagement

In der Stadt+Grün 1/2017 ist bereits dargestellt worden, wie ein digitales Grünflächeninformationssystem (GRIS) strukturiert und aufgebaut wird. Ein GRIS stellt mit seinen Informationen zu den Freiräumen und deren Infrastrukturen - verknüpft mit Geodaten - die Basis für ein digitales urbanes Freiraummanagement dar. Für eine optimale Steuerung der Bewirtschaftung von Freiraumarealen ist es daher unverzichtbar. Als Auskunftssystem für Verwaltung sowie Bürger ist ebenso dessen Aktualität von zentraler Bedeutung.

Die Einführung solch einer digitalen Steuerung der Arbeitsabläufe bedarf unter anderem einer Überprüfung der organisatorischen Rahmenbedingungen. Die heutigen Instrumente, wie Auftragsscheine, telefonische Arbeitsanweisungen, Excel-Tabellen und Rapportzettel müssen in moderne Planungs- und Steuerungssysteme überführt werden. Dazu gehören die Entwicklung von betrieblichen Planungsszenarien auf der Basis von belastbaren Kennwerten, einer IT-gestützten Arbeitsvorbereitung mit digitalen Planungstafeln, einer mobilen Leistungsdokumentation mittels App sowie einer Kosten- und Leistungsrechnung. Zukünftig werden Routenoptimierung und Navigation zentrale Komponenten zur Steuerung autonom agierender Fahrzeuge sein und damit Teil der Tourenplanung werden. Die Versäumnisse der Vergangenheit liegen nicht in der Ausbildung des Fachpersonals oder in der Nutzung modernster Technik in den Baubetriebshöfen und Eigenbetrieben, sondern bei der Transformation der Prozesse in die digitale Welt. Die übliche Art der Arbeitsvorbereitung, als Kern des Steuerungssystems, passt in vielen Verwaltungen nicht zu den logistischen Herausforderungen, die ein flexibles Management benötigt. Deshalb müssen vor der Einführung digitaler Steuerungssysteme alle Prozesse, die zur operativen Aufgabenabarbeitung beitragen, abgebildet und auf den Prüfstand gestellt werden. Eine digitale Transformation kann nicht gelingen, wenn die eingefahrenen Arbeitsabläufe der letzten 20 Jahre nur 1:1 umgesetzt werden. Eine Neuausrichtung erfordert Umdenken und andere Verfahren zur operativen Steuerung.

Modernes Freiraummanagement ist eine Frage der Logistik

Das Freiraummanagement unterteilt sich in Disposition, operatives Controlling sowie in Qualitätssicherung und strategisches Controlling (Abb. 1). In der reinen Wirtschaftslehre versteht man unter dem operativen Controlling mehr die Steuerung der Wirtschaftlichkeit und Rentabilität sowie Liquidität. Da es beim Freiraummanagement jedoch eher um logistische Fragestellungen geht, wurde der Begriff des Dispatchers als Synonym für das operative Controlling gewählt.

Der Disponent, der Dispatcher und der Controller sind also notwendige Personalstellen, die alle steuerungsrelevanten Aufgaben übernehmen. Der Disponent sorgt im Rahmen der Arbeitsvorbereitung dafür, dass die benötigten Ressourcen an Personal, Betriebsmitteln und Material für die Aufgaben zur Verfügung stehen - er teilt ein, wer was und womit macht. Die Planung der zeitlichen Abfolge aller anfallenden Arbeiten, in Bezug zum Einsatzort - also wann und in welcher Reihenfolge die Arbeiten erfolgen - ist eine Kernaufgabe des Dispatchers. Der Dispatcher hält die Kommunikation während der Leistungsumsetzung aufrecht und unterstützt die operativen Einheiten. Um den Freiheitgrad des Planungsprozesses nicht einzuschränken, sollte das Disponieren und das Dispatchen von unterschiedlichen Personen durchgeführt werden. Der Controller analysiert Prozesse, um neue Potentiale für das Freiraummanagement aufzubauen und strategische Zielsetzungen zu erarbeiten. Die Qualitätssicherung selbsterbrachter Leistungen und die Qualitätskontrolle bei Vergabe kann als Querschnittsaufgabe durch eigenes Personal oder durch Ingenieurbüros beziehungsweise Landschaftsarchitekten durchgeführt werden.

Ein strategisches Konzept zum Freiraummanagement beinhaltet, neben den Zielen und Prozessen, auch das Definieren von Einsatzbereichen als räumliche Prozessgrenze. Die Einsatzbereiche ergeben sich aus einer Vielzahl von Bewirtschaftungseinheiten (Straßen, Grünobjekte etc.), auf denen Leistungen zu erbringen sind. Bei der Bewirtschaftung der Anlagen sind zwei Organisationsformen im operativen Bereich gängige Praxis. Die Regiebearbeitung ermöglicht eine auf eine kleinere Anzahl von Bewirtschaftungseinheiten ausgerichtete Pflege aller Flächenbestandteile durch ein Team, wobei die Verantwortung für alle Leistungen, die auf der Grünanlage erbracht werden, bei diesem Team liegt. Bei der Spartenbearbeitung ist das Team hingegen auf wenige Leistungen fokussiert (z. B. nur Reinigung bzw. nur Rasenmahd). Damit ergeben sich bei der Spartenbearbeitung ein größerer Einsatzbereich und somit mehr Einsatzorte. Mit den Einsatzbereichen können aufgabenspezifische Touren gebildet werden (z. B. Reinigungstour). Touren können mit einem Routenplaner erstellt werden, so dass sich eine optimierte Fahrstrecke ergibt. Bei der Regiebearbeitung kann eine Qualitätskontrolle vom Teamleiter übernommen werden, da alle Leistungen durch das eigene Team erbracht wurden. Bei einer Spartenbearbeitung muss eine zusätzliche Qualitätskontrolle, mit Ausrichtung auf die gesamte Anlage, erfolgen. Die Ergebnisse der Qualitätsüberprüfungen sollten vom Dispatcher mit den Teams ausgewertet werden. Dies führt erfahrungsgemäß zu Diskussionen und damit zu neuen Impulsen - Anregungen, die ernst genommen werden sollten.

Von der Arbeitsvorbereitung bis zur operativen Umsetzung von Instandhaltungsaufgaben

Die Arbeitsvorbereitung sowie die Organisation der Arbeitsabläufe werden von verschiedenen Faktoren beeinflusst. In der Abbildung 3 sind ausgewählte Einflussfaktoren dargestellt.

Im Weiteren werden die wichtigsten Aufgaben, die ein Dispatcher wahrnehmen sollte, gezeigt. Die Bandbreite der Aufgaben reicht dabei von der Budgetplanung über die Einsatzplanung, als Teil der Arbeitsvorbereitung, bis hin zur Lösung von Problemen im Rahmen der Leistungserbringung der operativen Teams.

Planungsgrundlagen

Für die einzelnen Flächeninhalte/Kategorien, wie zum Beispiel Gebrauchsrasen, Gehölzflächen, Hecken, Wege, Brunnen etc., müssen - je nach Servicelevel und Grad der Arbeitserschwernisse (z. B. Hanglage, Hochbeete etc.) - Wartungs- und Pflegepläne mit den jeweiligen Kennwerten (Zeit/Einheit) hinterlegt und erstellt werden. Dabei muss ebenso die jahreszeitliche Witterungssituation im Fall ihres Eintretens berücksichtigt werden; so ergibt sich ein komplexer Pool an abrufbaren Wartungs- und Pflegeszenarien. Durch Arbeitszeitdokumentation (Abb. 4) auf Musterflächen können kurzfristig Orientierungskennwerte für Planungsansätze erarbeitet werden.

Im Laufe der Zeit ergeben sich über die Kosten- und Leistungsrechnung je nach dem Detailierungsgrad der Leistungserfassung belastbare Kennzahlen. Die Musterflächen, die dazu vom Dispatcher ausgewählt werden, müssen repräsentativ für die künftigen Planungen sein. Neben der Größe der Anlagen sind auch der maschinelle Bearbeitungsgrad sowie die Zuwegung zu berücksichtigen.

Einsatzplanung

Mit dem Erstellen der Einsatzplanung verbindet der Dispatcher die vom Disponenten bereitgestellten Ressourcen, zum Beispiel Teams je Einsatzbereich, mit den im Pool befindlichen Wartungs- und Pflegeszenarien und Touren. Durch zusätzliche unvorhersehbare Ereignisse und daraus entstehende Aufgaben, zum Beispiel witterungsbedingtes Sanieren, ergibt sich ein Bereich, in welchem sich der Bedarf schließlich bewegt. So werden Aufgaben definiert, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einer Fläche mit Hilfe bereitgestellter Ressourcen erbracht werden. Im Rahmen der Einsatzplanung ist es die Aufgabe des Dispatchers zu entscheiden, welches der vorbereiteten Pflegeszenarien der aktuellen Witterungs- und Bestandssituation entspricht. Geplant wird für ca. zwei Kalenderwochen. Im Rahmen der Einsatzplanung ist weiterhin eine enge Zusammenarbeit zwischen Dispatcher und Disponent notwendig, um die benötigten Ressourcen auch bereitstellen zu können. Aus diesem Grund werden die im Planjahr anfallenden Instandhaltungsaufgaben mit den vorhandenen Ressourcen in einem Jahres-Budgetplan vorberechnet. Er dient dem Disponenten als Orientierung, um die notwendigen Ressourcen grob zu planen. Die Jahres-Budgetplanung ist demnach eine zentrale Aufgabe des Dispatchers.

Terminierung

Die letztmalige Prüfung der benötigten Ressourcen wird mit der Terminierung der Aufgabe durch den Dispatcher abgeschlossen. Eine Zuweisung der Aufgaben, bei einem vollumfänglichen digitalen Management, erfolgt durch Versendung der Aufgaben auf mobilen Geräten, die in der Regel durch den Vorarbeiter oder Fahrzeugführer benutzt werden.

Probleme/Ad-hoc-Aufgaben

Ergeben sich logistische Probleme bei der Abarbeitung der Leistungen, ist der Dispatcher der erste Ansprechpartner. Weiterhin ist der Dispatcher auch dafür verantwortlich, dass Ad-hoc-Aufgaben in den Tages- beziehungsweise Wochenplan der Einsatzplanung eingetaktet werden. In dringenden Fällen können Aufgaben angelegt und sofort über die mobilen Geräte zum Team gesendet werden.

Digitale Plantafel

Die digitale Plantafel (Abb. 5) beinhaltet alle Aufgaben und Situationsdarstellungen der Pflegeteams und ist das zentrale Informationssystem für Steuerung und Disposition. Zur räumlichen Orientierung kann die digitale Plantafel auch Informationen zum Einsatzort sowie Navigationshilfen für Rückfragen durch die Teams enthalten und in einer Karte darstellen. Hersteller digitaler Plantafeln bieten dazu verschiedene Sichten an, um die unterschiedlichen Anforderungen zu bedienen. Die digitale Plantafel erfordert je nach Anwendungsfall ein oder mehrere große Displays, damit der Dispatcher bei der Vielzahl von Informationen den Überblick behalten kann.

Strategisches Controlling zur Erarbeitung von Analysen und Kennzahlen

Das strategische Controlling ist darauf ausgerichtet, die Prozesse und die Leistungskennwerte zu analysieren. Zu den laufenden Analysen gehört das Berichtswesen, um zum Beispiel für übergeordnete Leitungsebenen aktuelle Kennzahlen und Budgetinformationen (Soll/Ist) bereitzustellen. Beispielsweise fertigt der Eigenbetrieb Stadtgarten und Friedhöfe der Landeshauptstadt Magdeburg für den zuständigen Dezernatsbereich Berichte an, die nach Größe und Bedeutung der Grünanlagen gewichtet sind. Hier wird der erbrachte Aufwand in Relation zum Planbudget gesetzt und über eine Ampel visualisiert.

Mit einem zielgerichteten Berichtswesen werden einerseits die Leistungsfähigkeit des Betriebes bei der Instandhaltung der Grünanlagen dargestellt und andererseits auch die fehlenden Ressourcen aufgedeckt, wenn bei der Grünanlagenunterhaltung ein Leistungsdefizit, zum Beispiel durch erhöhten Ressourcenverzehr, besteht.

Für die langfristige Ausrichtung hinsichtlich der Gestaltung und Nutzung von Freiräumen kann man durch gerichtete Analysen im strategischen Controlling Rückschlüsse auf die Optimierung von Freiraumarealen erhalten. So können ressourcenschonende Entwurfsideen bereits vor der Durchführung von Sanierungs- und Aufwertungsmaßnahmen entwickelt werden. Beim Neubau von Anlagen geht es um eine frühestmögliche Abschätzung des notwendigen Budgets. Hier werden vom Controlling mit Hilfe des digitalen Freiraummanagements Berechnungen zu den Lebenszykluskosten erstellt. Diese ermöglichen - bereits während der Planungsphase - eine anschauliche Darstellung der Kosten für Wartung und Pflege nach Inbetriebnahme des neuen Areals sowie für dessen Instandsetzung. Unterschiedliche Entwurfsvarianten werden damit transparenter.

Qualitätsmanagement sichert die Investitionen

Die Leistungskontrolle soll in Form einer internen Qualitätssicherung erfolgen, um somit die Erfüllung der gesetzten Standards (Servicelevel) zu dokumentieren. Beim Outsourcen von Leistungen an Dritte ist eine Qualitätskontrolle durchzuführen, um die beauftragten Leistungen abzunehmen. Ein Qualitätsmanagement definiert die Prozesse der Qualitätsprüfung und beschreibt den Einsatz von Werkzeugen zur Qualitätsüberprüfung. Im Rahmen der digitalen Transformation besteht diesbezüglich ein großer Vorteil darin, dass nach Leistungserbringung und Bestätigung durch den Ausführenden eine automatische Statusänderung in der digitalen Plantafel von "terminiert" auf "erledigt" erfolgt. So können die Leistungen zeitnah vor Ort abgenommen werden. Ist die Leistung nicht vollständig erbracht, läuft ein digitaler Reklamationsprozess an. Ist die Leistung "abgenommen", kann fakturiert werden.

Parallel zu der inputorientierten Auftragsvergabe geht die Tendenz hin zur outputorientierten Auftragsvergabe an Dienstleiter. Hier ist nicht die Anzahl der Pflegegänge entscheidend, sondern die vereinbarte Qualität für einen definierten Leistungszeitraum. Mit Hilfe von Bildqualitätskatalogen (BK FREI der FLL) können Qualitäten vereinbart und überprüft werden (Abb. 7 und 8). Daraus resultiert ein digitales Begehungsprotokoll, das den Pflegezustand der Freiraumareale in Form einer Ampel auf der Stadtgrundkarte darstellt (Abb. 9). Grüne Bereiche erfüllen dabei die vereinbarten Qualitäten. Rote hingegen zeugen von einem Zustand der schlechter ist als die vereinbarte Qualität. Damit ergibt sich für die Arbeitsvorbereitung ein zusätzliches Instrument zur Steuerung der operativen Teams hinsichtlich der Rückkopplung von Leistungserbringung und Qualität.

Das Strategiekonzept zur Absicherung moderner Grünflächenämter

Ein mögliches Instrument zur Modernisierung von Grünverwaltungen ist die Entwicklung eines Strategiekonzeptes, das unter anderem die Grundlagen und Ziele des digitalen Freiraummanagements beinhaltet und als strategischer Leitfaden für die nächsten zehn bis 15 Jahre dient. Ein Strategiekonzept stellt neben den Organisationsstrukturen alle Prozesse und deren Grenzen in übersichtlicher Form dar; es beinhaltet Lösungsansätze zum In- und Outsourcing und ist eng mit dem Stadt- beziehungsweise Unternehmensmarketing abgestimmt. Es sollte sich mit seinen Inhalten und Zielstellungen - bei richtiger Vermarktung - positiv auf das Image des Amtsbereiches auswirken. Für die Modernisierung der Verwaltung bedeutet dies, die digitale Transformation auch bis in die operativen Bereiche der Garten- und Grünflächenämter zu transportieren und konsequent einzuführen. Im Fokus stehen dabei die Fragen der Datensicherheit, Qualifizierung des Personals und Umstrukturierung der IT. Verwaltung 4.0 ist nur dann möglich, wenn an deren Einführung konsequent gearbeitet wird und diese personell abgesichert ist.