Ohne Arbeitsverdichtung zu mehr Effizienz in Münster

Toyota-Produktionssystem optimiert öffentliches Grün

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Grünflächenplanung und Grünflächenpflege
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei einer Abschlusspräsentation auf dem Betriebshof Rieselfeld. Foto: Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit

Vor dem Hintergrund chronisch knapper öffentlicher Kassen und zahlreicher Konsolidierungsbemühungen der öffentlichen Verwaltung stellt sich die Frage: Kann man die Prinzipien des Toyota-Produktionssystems auch dort anwenden?

Während in der Industrie das Toyota-Produktionssystem intensiv diskutiert wird, gibt es in der öffentlichen Verwaltung (zumindest nach Einschätzung der Autoren) bisher nur wenige Anwendungsbeispiele. Das wandelt sich langsam.

In Münster wurden die Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Konsolidierungsbemühungen und Organisationsuntersuchungen, insbesondere im Bereich des Grünflächenmanagements kritisch im Hinblick auf Nutzen und Aufwand hinterfragt. Das Ergebnis war durchaus ernüchternd. Trotz intensiver Vorüberlegungen und des hohen Aufwands bei der Umsetzung trat der Erfolg oft nicht im gewünschten Maße ein. Gleichzeitig waren die Rückmeldungen der betroffenen Mitarbeiter häufig kritisch. Der Kontakt mit einem benachbarten Industrieunternehmen (Schmitz Cargobull) führte zu der Überlegung, das Toyota-Produktionssystem im eigenen Amt auszuprobieren. So entstand das Pilotprojekt "Anwendung des Toyota-Produktionssystems im Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit der Stadt Münster".

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Zunächst machten wir uns auf die Suche nach einem griffigen Projektnamen. Klar war, die Mitarbeiter und ihr Wissen sollten im Zentrum des Projektes stehen. Schließlich wurde aus dem Leitgedanken "Optimierung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter" der Projektname "OptiMa" entwickelt.

Um das Vorgehen und die Ansätze im Projekt "OptiMa" verstehen zu können, ist es wichtig, sich kurz die Organisationsstruktur und Rahmenbedingungen im Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit vor Augen zu führen.

Das Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit besteht aus vier Abteilungen in denen

  • allgemeine Verwaltungsaufgaben (z. B. Rechnungswesen, IT-/Datenmanagement)
  • planerische und gestalterische Aufgaben (z. B. Landschaftsplanung, Neubau von Anlagen, Klima- und Energiekoordination)
  • ordnungsbehördliche Aufgaben (z. B. im Bereich Immissions-/Gewässerschutz)
  • sowie Aufgaben im Betrieb und in der Unterhaltung (Grünflächenunterhaltung Friedhöfe, Sport, Wald und Forst)

wahrgenommen werden. Die Aufgaben verteilen sich auf Büroarbeitsplätze (indirekter Bereich) und Betriebshöfe. Darüber hinaus haben wir Arbeitseinsätze (direkter Bereich) im gesamten Stadtgebiet. Im Bereich des Betriebs und der Unterhaltung erfolgt die Aufgabenwahrnehmung jahreszeiten- und witterungsabhängig. Dabei werden nicht alle Aufgaben von eigenen Mitarbeitern ausgeführt (Regiearbeiten), sie werden auch an externe Firmen/Unternehmen vergeben (Vergabearbeiten).

Nach mehreren Besuchen und Hospitationen bei Schmitz Cargobull im Werk Vreden, das mehrfach für besonders gelungene Umsetzungen des Toyota- Produktionssystems ausgezeichnet wurde, entstand die Idee für ein Pilotprojekt. Um die Akzeptanz für das Projekt zu erhöhen, wurden der Personalrat und auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Besuche einbezogen. Die Entscheidung für das Pilotprojekt wurde auf der Ebene der Verwaltungsspitze gefasst.

OptiMa ist ein dreijähriges (01.01.2014-31.12.2016) Pilotprojekt, welches im Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit unter der Beteiligung des Personal- und Organisationsamtes, des Personalrates, des Frauenbüros, der Schwerbehindertenvertretung und der Fachkräfte für Arbeitssicherheit durchgeführt wird. Zentrales Ziel ist, die Gewinne durch die Optimierung nicht zum Abbau der Mitarbeiterschaft einzusetzen, sondern zusätzliche Arbeiten, die bisher vergeben, wieder zurückzuholen, um so den Bestand der Belegschaft zu sichern. Im laufenden Pilotprojekt sollen mindestens die Projektkosten durch umgesetzte Optimierungen gedeckt werden.

Am Ende des Projektzeitraums soll die Frage beantwortet werden, ob eine Übertragung des privatwirtschaftlichen Vorgehens auf die öffentliche Verwaltung möglich ist und unter welchen Bedingungen eine Einführung für einzelne Teilbereiche oder die gesamte Verwaltung denkbar wäre.

Arbeitsprozesse, unabhängig davon, ob sie planender oder ausführender Art sind, enthalten Arbeiten, die keinen wertschöpfenden Beitrag im Prozess leisten oder zu einer hohen körperlichen Belastung der Mitarbeiter führen. Hierzu zählen zum Beispiel

  • eine unzureichende Arbeitsplanung
  • Rüst- und Wegezeiten
  • Warte- und Liegezeiten
  • ein unzureichend ausgestatteter Arbeitsplatz
  • Überinformationen
  • unzureichende Kommunikation oder
  • Suchzeiten (z. B. für das Zusammentragen von Informationen).

Arbeitsabläufe/-prozesse sollen im Rahmen von OptiMa einfach, schnell und wirtschaftlich durch die Mitarbeiter gestaltet werden, die in diesen Prozessen tätig sind. Sie sind es, die selber oder unter Anleitung von geschulten internen oder externen Moderatoren mit eigenem Methodenwissen die Optimierungsvorschläge erarbeiten und nicht wertschöpfende Tätigkeiten eliminieren. Ziel ist es, die erarbeiteten Lösungsvorschläge möglichst noch im Workshop umzusetzen und, soweit realisierbar, in gleichgelagerten Arbeitsbereichen zu standardisieren. Es werden nur Lösungen akzeptiert, die nicht zu einer Arbeitsverdichtung auf betroffenen Arbeitsplätzen oder gar Stelleneinsparungen führen. Ebenso müssen sich Investitionen innerhalb eines angemessenen Zeitraums amortisieren. Lösungen sollen zu einer Reduzierung der Vergabeleistung oder einer Verbesserung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes führen.

Ziel ist es, die Organisation und ihre Mitglieder zu befähigen, im Sinne des Denkens in Verbesserungen permanent die Anforderungen der internen und externen Kunden und des Arbeitsumfeldes im Auge zu behalten und danach zu handeln. Das Motto lautet: Arbeit = Arbeit + Verbesserung.

Arbeitsprozesse können und sollen aus unterschiedlichen Anlässen wie Wirtschaftlichkeit, Arbeitsplatzökonomie oder Gesundheitsfürsorge durch Mitarbeiter verbessert werden. Die Auswahl der zu optimierenden Prozesse erfolgt nach einem amtsintern abgestimmten Verfahren, in dem etwa die Führungskräfte als Auftraggeber fungieren. Für die Zielerreichung ist es wichtig, Prozesse so zu standardisieren und zu synchronisieren, dass Verschwendung durch Wertschöpfung ersetzt wird. Das Handeln ist nicht "top down". Die Mitarbeiter werden gehört und sie bekommen Verantwortung übertragen, um Probleme lösen zu können. Die Umsetzung von Ergebnissen erfolgt schnell, konsequent und nachhaltig.

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Berater für den direkten Bereich, Herr Ryutaro Matsuda, der eine selbstgebaute Sackkarre für den Transport von Parkbänken mit „sehr gut“ bewertet. Foto: Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit
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Aus „Chaos“ wird Ordnung… Foto: Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit
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… vom alten zum neuen Brunnenanhänger. Foto: Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit
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„5S“ Kreislauf.

OptiMa-Inhalte

Amtsintern sind zwei Mitarbeiter für die konzeptionellen Inhalte (Operational Excellence) von OptiMa, die Durchführung von eigenen Workshops und die Betreuung von zwei externen Beratern verantwortlich. Die Aufgaben im Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit werden auf Büroarbeitsplätzen (indirekter Bereich) und im gewerblichen Bereich (direkter Bereich) wahrgenommen. Die Arbeiten im direkten Bereich wie etwa Laubbeseitigung in der Grünflächenunterhaltung lassen sich sehr gut beobachten. Die Arbeiten im indirekten Bereich sind weniger transparent und müssen zunächst noch offengelegt werden. Das Vorgehen in der Aufnahme der Geschäftsprozesse und die Entwicklung von Lösungsansätzen weichen daher in den beiden Bereichen in der Regel voneinander ab.

Das Projekt wird durch zwei externe Berater (je sieben Beratertage pro Jahr) begleitet. Die Berater informieren über Methoden und Vorgehen und helfen dabei, für die durch das Amt benannten Problematiken Lösungen zu erarbeiten. Beide Berater haben langjährige Erfahrung im Kaizen und Lean-Bereich und sind voneinander unabhängig im direkten und indirekten Bereich tätig.

Externe Berater und das OptiMa-Kernteam haben die Aufgaben von Moderatoren und unterstützen die Mitarbeiter bei der Problemfindungslösung mit ihrem Methodenwissen. Meist machen sie keine eigenen Optimierungsvorschläge.

Das Personal- und Organisationsamt, der Personalrat, das Frauenbüro, die Schwerbehindertenvertretung und die Fachkräfte für Arbeitssicherheit werden laufend über das Projekt informiert. Alle Beteiligten haben die Möglichkeit, an den amtsinternen und von den Beratern geleiteten Workshops teilzunehmen.

Alle Workshops im Projekt, egal ob durch die externen Berater oder das OptiMa-Kernteam durchgeführt, haben folgende Vorgaben:

  • Es werden nur Geschäftsprozesse betrachtet.
  • Im Vorhinein erfolgt eine Auftragsklärung mit der Führungskraft in deren Bereich der Geschäftsprozess betrachtet werden soll.
  • Ein Workshop dauert maximal drei Tage.
  • Der Personalrat, das Frauenbüro, die Schwerbehindertenvertretung, die Fachkräfte für Arbeitssicherheit und das Personal- und Organisationsamt werden eingeladen.
  • Die Projektgruppe setzt sich aus Experten (Prozesseigner), Experten des vor-/nachgelagerten Prozesses und Prozessfremden zusammen. Die Teilnehmerzahl sollte acht Personen nicht überschreiten.
  • Standardvorgehen im Workshop
  • Einführung in das Thema und Klärung der Erwartungshaltung der Teilnehmer
  • Problem beschreiben und darstellen (z. B. Beobachtung vor Ort oder Prozessmapping)
  • Problemursachen herausarbeiten, clustern und priorisieren
  • Lösungsansätze ausarbeiten und bewerten
  • Entscheiden und Maßnahmen definieren
  • Workshopteilnehmer präsentieren dem Auftraggeber die Ergebnisse
  • Konsens mit dem Auftraggeber in Bezug auf die Umsetzung erzielen
  • Lösung umsetzen, möglichst sofort, Motto: lieber 60 Prozent sofort als 100 Prozent nie.

Die Workshop-Ergebnisse und ihre Umsetzung werden festgehalten. Ebenso werden Arbeitsergebnisse zur Dokumentation oder zum Beleg einer Optimierung (vorher/nachher) fotografiert.

Eine Besonderheit im Zusammenhang mit OptiMa ist die sogenannte "5S-Methode". Bei "5S" handelt es sich um eine fünfstufige Vorgehensweise zur Neuplanung und Verbesserung von sauberen, sicheren und standardisierten Arbeitsplätzen. "Ordnung und Sauberkeit" im eigenen Arbeitsumfeld sind die Voraussetzungen für die Verbesserung der Arbeitsprozesse. Ebenso ist die damit einhergehende Erhöhung der Arbeitssicherheit ein positiver Effekt. Ziel einer "5S-Aktion" ist, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann. Suchzeiten sowie lange Transportwege und Wartezeiten sollen vermieden werden, damit verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt zudem als Grundlage für Qualitätsarbeit.

"5S" ist aber nicht nur eine einmalige Aktion, sondern es gilt, den erarbeiteten Standard zu halten und weiter zu entwickeln. Das setzt eine hohe Disziplin bei allen Beteiligten voraus. Praktisch wird im Rahmen eines ein- bis dreitägigen Workshops zunächst Sauberkeit und Ordnung auf ausgesuchten Standorten oder Arbeitsplätzen geschaffen, alles Überflüssige wird aussortiert. Im gewerblichen Bereich können dies zum Beispiel Materialien, Ersatzteile und nicht mehr funktionierende Maschinen sein. Auf Büroarbeitsplätzen sind dies zum Beispiel Akten oder veraltete Informationen auf Laufwerken. Die verbliebenen Dinge/Informationen werden so angeordnet, dass sie leicht zu finden und zu nutzen sind. Diesen Standard gilt es dann, zu halten, etwa durch geeignete Visualisierung - und zu verbessern. Mit "5S" können Rüst- und Suchzeiten deutlich minimiert werden. Auf Büroarbeitsplätzen kann durch aussortieren und löschen zusätzlich neuer Speicherplatz generiert werden.

Ein schönes Beispiel ist der sogenannte Brunnenanhänger, der neu beschafft wurde. In dem Anhänger sind alle Gerätschaften zur Wartung der städtischen Brunnenanlagen untergebracht. Die für die Brunnenwartung zuständigen Mitarbeiter haben in einem Workshop den Anhänger ausgestaltet: Jedes Teil hat seinen festen Platz bekommen; alle Materialien sind einzeln gesichert, so dass es keine aufwendige Sicherung für die komplette Ladung geben muss; der Anhänger ist begehbar, strapazierendes Be- und Entladen entfällt. Die Außenfläche wird als Werbefläche genutzt. Durch die Minimierung von Rüstzeiten (anhängen und losfahren) hat sich der Anhänger nach zwei Jahren amortisiert.

Im Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit sind in der Grünflächenunterhaltung zahlreiche Maschinen und Geräte im Einsatz. Das Spektrum reicht von kleineren handgeführten Geräten wie Motorsäge, Laubblasgeräte, Freischneider bis hin zu Großgeräten wie etwa Traktoren, Häcksler, Reisermähcontainer.

Viele dieser Maschinen, insbesondere die Großgeräte, kommen saisonbedingt zum Einsatz und stehen nur in begrenzter Zahl zur Verfügung. Mit der Einführung der autonomen Instandhaltung werden Maschinenausfallzeiten mit dem Ziel minimiert, eine hundertprozentige Verfügbarkeit zu erreichen. Wartungen und kleinere Instandhaltungen werden daher durch den Maschinenführer vorgenommen, um so möglichst frühzeitig größere Schäden zu verhindern oder diesen vorzubeugen. Dazu werden Schmierpunkte an Fahrzeugen markiert, um Schäden aufgrund einer fehlenden Schmierung zu vermeiden. Auch sind die Fahrzeuge so sauber zu halten, dass Leckagen rechtzeitig erkannt werden.

Ein weiteres Thema ist die der notwendige Informationsaustausch zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern oder unter den Mitarbeitern. Dieser kommt - obwohl wichtig - im Arbeitsalltag häufig zu kurz. Deshalb wurde die das sogenannte Shopfloor-Management eingeführt. Shopfloor bezeichnet die "Werkstätte", die Ebene, auf welcher die Wertschöpfung erfolgt. In der Privatwirtschaft findet man das Shopfloor-Management überwiegend im Bereich der Fertigung. Daher wurde mit der Einführung des Shopfloor-Managements auch im Bereich der Grünflächenunterhaltung und in der Baumpflege begonnen. An sogenannten Shopfloor-Boards tauschen sich die Mitarbeiter kurzzyklisch mit ihren Führungskräften, den Meistern, zu Zielen/Zielvorgaben und deren Erreichung, Hindernissen bei der Zielerreichung, Kennzahlen zur Zielerreichung und zur Arbeitsplanung aus. Der Bereich Arbeitsplanung dient den Kollegen vor Ort außerdem zur Selbststeuerung.

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Ein Beispiel für die Kennzeichnung im Rahmen der autonomen Instandhaltung. Foto: Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit
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Mitarbeiter bei einer Abschlusspräsentation auf dem Betriebshof Höltenweg. Foto: Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit

Und? - Hat sich der Einsatz gelohnt?

Bisher wurden in den intern und extern moderierten Workshops des Projekts 227 Verbesserungsideen erarbeitet, von denen mehr als 85 Prozent umgesetzt werden konnten. Das ist ein enormer Erfolg! Die Kosten für drei Jahre OptiMa belaufen sich auf ca. 140.000 Euro pro Jahr und setzen sich aus Beraterhonoraren, Personalkosten für 1,5 Stellen und verschiedenen Anschaffungen wie Moderationszubehör zusammen. Am Ende des Projektzeitraums sollte festgestellt werden, ob sich der Einsatz gelohnt hat. Der Einsatz hat sich gelohnt! Dazu drei Beispiele:

Winterdienst:

Ersparnis ca. 53.000 Euro/Jahr: Ergebnis erzielt durch eine bessere Tourenplanung und einen besseren Maschineneinsatz als unmittelbare finanzielle Auswirkung.

Grünflächenmanagement:

Effekt ca. 25.000 Euro/Jahr: Übernahme von Vermessungsleistungen durch das Vermessungs- und Katasteramt als Zeitersparnis auf einem Arbeitsplatz, die für andere Aufgaben genutzt wurde.

Banktransport:

Effekt ca. 1920 Euro/Jahr: Optimierung des Bankaustausches in den Bezirken der Fachstelle 67.41 durch eine geänderte Arbeitsplanung und eine optimierte Anlieferung/ Abholung als Zeitersparnis auf mehreren Arbeitsplätzen, die für andere Aufgaben genutzt werden kann. Der Effekt ergibt sich aus der geschätzten Zeitersparnis multipliziert mit Personalkosten.

Hinzu kommen die Verbesserungen wie Minimierung von Rüst-, Such- und Wegezeiten durch 5-S-Workshops auf den Betriebshöfen, bei denen die Effektivitätssteigerungen nicht ermittelt wurden, da die Verhältnismäßigkeit zwischen Aufwand und Nutzen für die Ermittlung nicht gegeben war.

Es gibt auch weitere positive Effekte, die mit Geld nicht zu bezahlen sind, wie die Erhöhung der Arbeitssicherheit, Minimierung von Durchlaufzeiten oder eine höhere Transparenz der Bearbeitungsstände.

2017 kann kommen!

Wir machen auch nach 2016 weiter. Ziel ist es, den bereits erreichten Stand im 5-S-Bereich, der autonomen Instandhaltung und dem Shopfloor-Management zu festigen und sukzessiv weiterzuentwickeln. Ebenso wird die Geschäftsprozessoptimierung ein zentrales Thema bleiben.

Wir können das dauerhaft selber! Daher sollen die Beraterleistungen zukünftig zurückgefahren und eigenes Know-how im Amt aufgebaut werden. Die Entscheidung über die Einführung von OptiMa in anderen Ämtern der Verwaltung wird 2017 fallen.

Um die Mitarbeiterschaft mitzunehmen, hat es einen intensiven Kommunikationsprozess gegeben. Nach drei Jahren darf man nicht erwarten, dass jeder und jede immer und überall den OptiMa-Gedanken im Kopf hat. Vielmehr müssen das Grundwissen und der Grundgedanke langsam wachsen und immer wieder neu implantiert werden. Das ist die Aufgabe der Führungskräfte. Es zählt nicht der schnelle Erfolg, sondern die Konsequenz über viele Jahre und Jahrzehnte. Das lehrt das Beispiel "Toyota".

Dipl.-Ing. Heiner Bruns
Autor

Amtsleiter im Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit der Stadt Münster, Sprecher der Landesgruppe NRW der GALK

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