Wie ein Fuhrparkmanagement in Kommunen organisiert wird

Mobil und einsatzbereit

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Fuhrparkmanagement Kommunaltechnik
Abb. 1: Die Kehrfahrzeuge der Stadt Eschwege leisten ihren Dienst mit farbenfrohen Fahrzeugaufschriften. Foto: BBH Stadt Eschwege

Das Unterhalten eines funktionierenden Fuhrparks ist für Kommunen eine zentrale Aufgabe, aber auch kein unerheblicher Kostenfaktor. Die Fahrzeuge und Maschinen sind kostspielig in der Anschaffung und müssen gewartet und hin und wieder repariert werden. Die Entscheidung, ob jede Maschine auch wirklich angeschafft wird oder eher zeitweise die Möglichkeit der Anmietung von Fahrzeugen genutzt wird, muss von Fall zu Fall getroffen werden. Netzwerke und Kooperationen können hier eine Unterstützung darstellen. Auch die Mitgliedschaft im Verband kann für Kommunen hilfreich sein.

Fuhrpark und Dienstleistungsbetrieb

Die nordhessische Stadt Eschwege mit knapp 20.000 Einwohnern geht einen besonderen Weg. Ihr gesamter Fuhrpark ist in einem eigenen Unternehmen ausgelagert, dem Baubetriebshof (BBH), der wie ein normales Wirtschaftsunternehmen funktioniert. Mit den etwa 80 Fahrzeugen und Maschinen übernimmt das 65-köpfige Team unter dem Betriebsleiter Uwe Schäffer Aufträge der Stadt. Einer der größten Bereiche ist die Abfallwirtschaft, eine weitere größere Umsatzsäule ist der Tiefbau mit Feld- und Gehwegebau sowie Kanalbau und natürlich der Winterdienst sowie Gartenbau und Landschaftspflege mit der Pflege und Betreuung von Wegen, Parkanlagen, Friedhof und Sportplätzen, auch denen der in Eschwege ansässigen Bundespolizei. Darüber hinaus übernimmt der Baubetriebshof Aufträge von anderen Gemeinden in der Region, was ungefähr 20 Prozent vom Gesamtumsatz in Höhe von 5 Millionen im Jahr ausmacht. Der Baubetriebshof ist auch für die gesamte Betreuung einer weiteren Gemeinde der Region, Berkatal, zuständig.

Für eine große Unabhängigkeit und Senkung der Kosten sind im Baubetriebshof eine eigene Kfz-Werkstatt, Schreinerei, Elektrowerkstatt und Malerei integriert. Die Kosten für die Unterhaltung des Fuhrparks machen etwa 10 Prozent des Jahresumsatzes aus. Unter den 80 Fahrzeugen insgesamt finden sich 40 Großfahrzeuge, wie Baumaschinen, Streu- und Kehrfahrzeuge, circa zehn Kleinschlepper. Für den Tiefbau rangieren die Baumaschinen vom Minibagger bis hin zum 14-Tonner Mobilbagger.

Um die Kosten niedrig zu halten greift Uwe Schäffer auch hin und wieder auf attraktive Angebote von Gebrauchtmaschinen zurück: "Wir mieten Fahrzeuge aber lediglich bei Auftragsspitzen oder speziellen Anforderungen, wenn unsere eigenen Fahrzeuge oder Maschinen nicht ausreichen." Elektrobetriebene Fahrzeuge machen noch einen eher geringeren Anteil des Fuhrparks aus. Aber für die Friedhofpflege und die Straßenreinigung in der Innenstadt wird ein elektrisch betriebener Goupil eingesetzt, der das Umfeld mit geringerem Lärm belästigt. Ein E-Bike in Form eines Lastenfahrrads (Dreirad) findet seinen Einsatz für die Papierkorbleerung in der Innenstadt und in den Parks.

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Abb. 2: In der Friedhofpflege und Straßenreinigung der Eschweger Innenstadt wird ein elektrisch betriebener Goupil eingesetzt, der das Umfeld mit geringerem Lärm belästigt. Foto: BBH Stadt Eschwege

Anmietung bietet Flexibilität

In Lindau am Bodensee spielt die Anmietung durchaus eine Rolle, wenn der Bestand an 84 Fahrzeugen beziehungsweise selbstfahrenden Arbeitsmaschinen für die Arbeiten nicht ausreicht. Der Fuhrpark der Garten- und Tiefbaubetriebe Lindau (GTL) ist ein Eigenbetrieb der Stadt Lindau und umfasst 17 Pkw, 18 Pritschenfahrzeuge, 19 Anhänger und acht Traktoren bis hinzu sieben Lkw, zwei Kehrmaschinen, einen Unimog und einen Multicar sowie vier Bagger für Tiefbauarbeiten. Aufsitzrasenmäher und ein Schlepper mit Gießfass sind bei Grünpflegearbeiten im Einsatz. Bei Bedarf werden in Ausnahmefällen Pkws angemietet. Zurzeit ist ein gemieteter Kanalspülwagen in Betrieb, mit einem wirtschaftlich attraktiven Modell mit Kaufoption. Die GTL sieht bei der Anmietung vor allem Vorteile in mehr Flexibilität bei guten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen wie eventueller Kaufoption. Die GTL mietet beim Unternehmen Europcar, das gute Konditionen und Rabatte für Kommunen anbietet. Das Budget für den Fuhrpark macht circa 2 Prozent an den Gesamtinvestitionen der GTL aus. Als Eigenbetrieb der Stadt Lindau obliegen der GTL mit circa 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben, wie Planung, Bau, Unterhalt, Betrieb und Pflege der öffentlichen Grünflächen- und Tiefbauinfrastruktur der Stadt Lindau.

Die Koordination des Fahrzeugeinsatzes obliegt den Fachämtern

In einer ganz anderen Größenordnung bewegt sich der Fuhrpark der Stadt Bonn. Zum Stichtag 1. Januar 2020 umfasste der Fuhrpark einen Bestand von 631 Fahrzeugen, Geräten und Anhängern mit Kennzeichen, 161 Aufsitzgeräten und Fahrrädern ohne Kennzeichen sowie 462 Anbaugeräten und Containern. Das Bonner Fuhrparkmanagement ist beim Personal- und Organisationsamt angesiedelt und besteht in seinen Grundzügen seit circa 20 Jahren. Ihm obliegen als Querschnittsdienstleister für die Ämter der Stadtverwaltung die Beschaffung inklusive Bedarfsbündelung und Beratung, die Abwicklung der Instandhaltung sowie die Überwachung der Prüfungen nach Arbeitsschutzvorschriften. Der konkrete Fahrzeugeinsatz wird in den jeweiligen Fachämtern direkt koordiniert.

Die Straßenreinigung und der Winterdienst obliegen der Anstalt öffentlichen Rechts (BonnOrange AÖR), sie ist die Nachfolgeorganisationseinheit des Amtes für Stadtreinigung und Abfallwirtschaft. Mietfahrzeuge werden in der Regel nicht planmäßig genutzt, lediglich zu Praxistests, zur Überbrückung von bieterseitigen Lieferverzögerungen, längeren Werkstattaufenthalten und beim Spitzenbedarf, wie zum Beispiel Hubarbeitsbühnen in der Saisonarbeit. Diese werden dann vom jeweiligen Fachamt angemietet. Für Anmietungen erfolgt eine Ausschreibung am Markt.

Das Budget des Fuhrparkmanagements orientiert sich konkret an der jeweiligen Ersatzbeschaffung, was je nach Fahrzeugart, wie Pkw, Bauwagen, Aufsitzgroßflächenmäher oder große Traktoren differiert. Beschaffungen erfolgen hauptsächlich 1:1 gegen Aussonderung und Vermarktung, Neubeschaffungen nur bei besonderer Begründung in Kombination mit einer Organisationsprüfung. Alle Einheiten im Fuhrparkmanagement sind - aufgrund eines Haushaltssicherungskonzeptes - mit einem Ersatzbeschaffungs-Planwert und Ersatzbeschaffungs-Planjahr versehen, die bei Anmeldung des Haushaltsplanes individuell nach Bindungsgrad und Fahrzeugzustand gegebenenfalls fortgeschrieben werden.

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Abb. 3: Der elektrisch betriebene Kipper im Einsatz in Bonn. Foto: Bundesstadt Bonn

Netzwerkbildung über den Verband

Städte wie Bonn, Dresden und Heidelberg nutzen die organisatorischen Vorteile einer Verbandsplattform. Im Bundesverband Fuhrparkmanagement (BVF) versammeln sich als Mitglieder Unternehmen oder Kommunen mit betrieblich genutzten Fuhrparks, die selbst nicht Anbieter- und Dienstleister für das betriebliche Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement sind. Der Fachverband bildet eine neutrale Plattform für seine Mitglieder zu allen Fragen des Mobilitäts- und Fuhrparkmanagements. Die Aufgaben und Ziele des Bundesverbands Fuhrparkmanagement liegen in der Interessensvertretung der Mitglieder, die sich über die Plattform zu Fragen des Mobilitäts- und Fuhrparkmanagements informieren können.

Der BVF unterstützt seine Mitglieder mit aktuellem Fachwissen für das Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement. Die Plattform bietet Zugriff auf direkt einsetzbare Dokumente, wie zum Beispiel Nutzungsverträge. Auch die Betreuung bei Rechts-, Steuer- und arbeitsmedizinischen Fragen wird durch den BVF unterstützt. Zudem fördert der BVF den Erfahrungsaustausch und den Dialog unter Mobilitäts- und Fuhrparkmanagern/innen. Regionale Gruppen und Initiativen von Fuhrparkmanagern zur Entwicklung gemeinsamer Netzwerke stehen ebenfalls auf der Agenda.

Zur Verbandstätigkeit zählt auch die Entwicklung und Pflege von Qualifikationsprofilen für das Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement. Mit dem Kooperationspartner Dekra Akademie bietet der BVF Ausbildungs- und Weiterbildungsprogramme an, wie zum Beispiel zur/zum zertifizierten Fuhrparkmanager/in (DEKRA). Die Ausbildung und der Abschluss erfolgen nach dem vom Verband geschaffenen Branchenstandard, der Ausbildungs- und Prüfungsordnung des BVF. Als weiterführende Ausbildung bietet der Verband (Start September 2019) die Ausbildung zum/zur zertifizierten Mobilitätsmangager/in (BVF) an. Darüber hinaus besteht ein umfassendes Weiterbildungsprogramm mit Seminaren und Workshops sowie Online-Seminaren zur laufenden Qualifizierung.

Der BVF übernimmt zudem Beratungsaufgaben. Im Rahmen eines eigenen Beraternetzwerks beantworten die Experten alle Fragen in allen Themenbereichen des Fuhrpark- und Mobilitätsmanagements. Mitglieder des Verbandes können eine kostenfreie Beratung buchen. Im sogenannten "360-Grad-Check" können Gemeinden und Organisationen ihren Fuhrpark einmal generell durchleuchten und prüfen lassen. Mit dem neuen BVF-360-Grad-Check wird eine umfassende Fuhrparkanalyse und daraus resultierende Handlungsempfehlungen angeboten. Dafür geeignet sind Fuhrparks bis zu 200 Fahrzeugen. Zum Umfang des BVF-360-Grad-Check zählen die Fuhrparkanalyse mit dem Ziel, ein aktuelles Bildes der derzeitigen Ist-Situation sowie Identifizierung von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen zu schaffen. Darüber hinaus die Prozessanalyse, Kostendarstellung und Controllingsituation, die Analyse eingesetzter Softwaretools, die Prüfung des quantitativen und qualitativen Mobilitätsbedarfs. Die Experten geben individuelle Handlungsempfehlungen mit der Nennung von Optimierungspotenzialen und einem evtl. Veränderungsbedarf.

E-Mobilität im Fuhrpark

Elektrofahrzeuge sind auf dem Vormarsch und bieten sich gerade für den städtischen Fuhrpark an. Denn für die Grünpflege in Parks und auf Friedhöfen, für die Abfallwirtschaft in Fußgängerzonen und engen Gassen sind die Vorteile der niedrigen Lärmbelästigung evident. Gerade auch die kompakten Fahrzeuge und Baumaschinen sind prädestiniert für den elektrischen Antrieb und hier gehen die Hersteller in der Entwicklung auch gut voran. Die Einführung und das Management von Elektrofahrzeugen in Unternehmen oder Kommunen aber stellen die Verantwortlichen vor neue Aufgaben und erfordern entsprechendes Fachwissen. Der Umgang mit einer neuen Technologie, die Integration in Unternehmensprozesse sowie die Anwendung und Adaption der unzähligen vorhandenen Richtlinien und Vorschriften stellen die Fuhrparkmanager vor neue Herausforderungen.

Von Technik- und Personalfragen, Anpassungsbedarf bei der CarPolicy und Nutzungsüberlassungsverträgen bis hin zu Fördermöglichkeiten gilt es vieles zu beachten. Unterstützung bietet hier der Fuhrparkverband mit einem Online-Seminar. Ab Oktober startet der Onlinekurs unter dem Titel "Fleetricity" für alle, die sich mit der Einführung und dem Management von Elektromobilität im Fuhrpark befassen. Der Lehrgang bereitet die Teilnehmer auf die Aufgabe vor, E-Fahrzeuge sinnvoll im Fuhrpark einzusetzen und Verantwortung für die betriebliche E-Mobilität einer Organisation oder eines Unternehmens zu übernehmen sowie Projekte in diesem Bereich fachlich zu leiten. In sieben Lernmodulen haben die Teilnehmer und Teilnehmerinnen für sechs Monate Zugang zum Lernportal und damit auf weiterführende Informationen sowie die Möglichkeit des Erfahrungsaustauschs untereinander oder mit den Referenten.

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Abb. 4: Der Fuhrpark der Stadt Bonn umfasst einen Bestand von 631 Fahrzeugen, Geräten und Anhängern, 161 Aufsitzgeräten und Fahrrädern sowie 462 Anbaugeräten und Containern. Foto: Bundesstadt Bonn

Das MAHAG Großkundenzentrum in München

Einer der großen Dienstleister für das Fuhrparkmanagement ist das Mahag Großkundenzentrum in München. Es ist Teil der Volkswagen Group Retail Deutschland (VGRD) - der Automobil-Handelsgruppe des Volkswagen Konzerns. Über 8750 Mitarbeiter in über 100 Autohäusern sind in den Wirtschaftsräumen von Hamburg, Berlin und Hannover, bis hin zu Stuttgart, Ulm und Augsburg beschäftigt. Das Leistungsangebot umfasst den Verkauf, Service- und Werkstattleistungen für Volkswagen, Audi, Seat, SKODA, Lamborghini, Porsche und Volkswagen Nutzfahrzeuge. Die automobile Handelsgruppe setzt pro Jahr über 180.000 Neu- und Gebrauchtfahrzeuge um.

Mahag bietet Fuhrparkmanagern Unterstützung im Flottenmanagement. Die Mahag-Mitarbeiter entwickeln individuelle Fuhrparkkonzepte. Sie stehen in allen Fragen rund um das Fuhrparkmanagement, wie Prozesskostenoptimierung, Rechnungsprüfung, Rechtliches, Instandhaltung, beratend zur Seite. Zum Dienstleistungsspektrum zählen: Car Policy, Online-Reportingtool, Hilfe bei externen Lösungen (Outsourcing), Service-Komponenten, Präsentation von "Dienstwagen und Gehalt", Finanzdienstleistungsberatung, Fragen rund um den Dienstwagen als Gehaltsverzicht; sie unternehmen eine Fuhrpark-Analyse, E-Mobilität und E-Infrastruktur Beratung sowie CO2-Optimierungs-Beratung.

Dr. Andrea Brill
Autorin

Brill PR

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