Einfach Prozesse erfolgreich digitalisieren und optimieren
Moderne Fuhrparkverwaltung im Stadtbetrieb Iserlohn
von: Axel RaueNachdem für den Stadtbetrieb Iserlohn Hemer AöR im Jahr 2021 die Grundsatzfrage geklärt werden konnte, ob im Rahmen des Standortentwicklungskonzeptes mit einem Gesamtinvest von circa 14 Millionen Euro weiterhin an eigenen Werkstattkapazitäten festgehalten werden sollte - viele fachliche und auch wirtschaftliche Aspekte sprachen dafür - war es erforderlich im Rahmen einer Personalentwicklung auch die Prozessorganisation zu optimieren. Optimieren ist heute unstrittig immer im Gleichklang mit der Digitalisierung und dem Personal zu erreichen.
Unser Wissen stellt heutzutage eine wichtige Ressource im Arbeitsalltag von Unternehmen dar. So dreht sich zum Beispiel im Arbeitsalltag einer Werkstatt auf einem Bauhof alles um die Fragen:
- Wann muss welches Fahrzeug zum TÜV?
- Welcher Schaden ist vorhanden und wer repariert diesen?
- Welcher Abteilung ist das Fahrzeug zugeordnet und wer ist der jeweilige Ansprechpartner/-in?
- Welche Füllstoffe beziehungsweise Ersatzteile werden für eine Inspektion benötigt?
Darüber hinaus gibt es auch für den Fuhrparkmanager einen hohen Informationsbedarf um ein wirtschaftliches Fuhrparkkonzept aufzustellen und zu entwickeln. Informationen zu der Anzahl vorhandener Fahrzeuge einer gewissen Bauart, deren Alter und Laufleistung oder auch deren Wartungsintensität spielen beispielsweise bei der Neu-/Ersatzbeschaffung von Fahrzeugen eine erhebliche Rolle.
Der Märkische Stadtbetrieb Iserlohn-Hemer AöR verwaltet für die beiden Trägerstädte ca. 260 Fahrzeuge aller Art (Autos/Maschinen/Anhänger) sowie deren Anbauteile. Für die Verwaltung des Fuhrparks steht ein 12-köpfiges Team aus Landmaschinenmechanikern und KFZ-Mechatronikern sowie eines Fuhrparkmanagers bereit. Deren Aufgabenfeld besteht neben der Wartung, Pflege und Reparatur der Fahrzeuge auch aus der Entwicklung des Fahrzeugbestandes mit Neu- und Ersatzbeschaffungen und der Vermarktung und Verschrottung von Altbeständen.
Die bis vor zwei Jahren praktizierte Fuhrparkverwaltung war in die Jahre gekommen und stieß bei der Verwaltung eines so großen Fuhrparks an ihre Grenzen. Ein Großteil der Unterlagen lag papierhaft in Ordnern vor und war nur teilweise digitalisiert. Die Informationen, welche digital vorlagen, waren über die Dateiserver verstreut und nur schwer und unter hohem Zeitaufwand aufzufinden. Zwar gab es für die Haupt- und Abgasuntersuchungen sowie Sicherheitsinspektionen eine ganz einfache Excel-Tabelle, doch auch die war teilweise personengebunden und wurde dazu noch mehrfach gespeichert.
Aufgrund der Fülle an redundanten und aber auch veralteten Dateien, war eine Aktualität der Dateien nicht gewährleistet. Die Probleme die daraus entstanden waren - neben dem unzureichenden Wissen vor allem das zeitintensive Zusammensuchen von Informationen aufgrund der kaum vorhandenen und intransparenten Struktur. Bei einzelnen Ersatzbeschaffungen mussten mühsam die benötigten Informationen zusammengestellt werden. Wichtige Aspekte wie die Zuverlässigkeit einzelner Fahrzeuge konnte nur vermutet werden, da es kaum Daten zu erfolgten Reparaturen gab.
Aber nicht nur in der Werkstatt auch in der Verwaltung waren Informationen und Wissen um den Fuhrpark schwer abrufbar, da ein entsprechendes Informations- beziehungsweise Wissensmanagementsystem nicht verfügbar war.
Um die Verwaltung des Fuhrparks maßgeblich zu verbessern, stand früh fest, dass alle Fahrzeuge systematisch erfasst werden müssen und zu jedem Fahrzeug eine digitale "Akte" angelegt werden soll. Eine Anschaffung einer kostenintensiven Individualsoftware oder Standardsoftware für die Fuhrparkverwaltung stand nicht im Raum, da zunächst eine Verbesserung im Rahmen der vorhandenen Systeme angestrebt werden sollte.
Für den zuständigen und nach einer kurzen Einarbeitungsphase innovativen Fuhrparkmanager, der diesen Posten vor zwei Jahren übernommen hat, lag der erste Schritt darin, alle Fahrzeuge und deren Fahrzeugscheine per Foto zu digitalisieren und in der jeweiligen Fahrzeugakte abzulegen. Das Ergebnis dieses ersten Schrittes vereinfachte bereits viele Arbeitsabläufe und Entscheidungen.
Darauf aufbauend sollten in einem zweiten Schritt die bereits im IT-System verstreuten Daten und Informationen in einer neuen Anwendung zusammengeführt und mit den jeweiligen Akten der Fahrzeuge verknüpft werden.
Gemeinsam mit allen Werkstattmitarbeitern wurde dazu zunächst in einer kleinen Runde das Lastenheft entwickelt, welches die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter an eine neue Fuhrparkverwaltung festhielt. In der Gesprächsrunde wurden viele Probleme und Erfahrungen aus dem jahrelang aufgebauten Wissensschatz der Mitarbeiter vorgebracht und festgehalten. Dabei kam auch der schon länger bestehende Wunsch auf, neben der Fahrzeugverwaltung auch den Geschäftsprozess Fahrzeugreparatur/-wartung zu überarbeiten. Bisher erfolgte die Entgegennahme von Fahrzeugen formlos. Meist wurde durch ein ledigliches Überlassen der Fahrzeugschlüssel und der mündlichen Mitteilung des jeweiligen Anliegens das Fahrzeug der Werkstatt übergeben.
Es war für Außenstehende aber auch für die eigenen Mitarbeiter der Werkstatt kaum transparent, wer welches Fahrzeug mit welchen Mängeln oder Ähnlichem übergab, wer der zuständige Werkstattmitarbeiter war und wie lang das Fahrzeug sich bereits in der Reparatur/Wartung befand. Kam es nun zu Ausfällen beim Personal, konnte eine Fertigstellung der begonnenen Arbeiten durch Dritte meist nur mit großer Verzögerung erfolgen, da der Grund der Reparatur und der Bearbeitungsstand nicht für alle bekannt war. Aufbauend auf der Idee der Mitarbeiter für die Fahrzeugannahme ein Formular zu nutzen, welches das Fahrzeug für die Dauer des Aufenthalts in der Werkstatt begleitet, wurde ein solches kurzfristig entwickelt und noch vor der Überarbeitung der Fuhrparkverwaltung in den Arbeitsalltag integriert. Das Formular beinhaltet alle notwendigen und relevanten Daten und basiert auf einer Excel-Datei, welche umgewandelt als ausfüllbare PDF-Datei mit jedem mobilen Endgerät abrufbar ist.
Das Ergebnis dieses neuen Geschäftsprozesses mit der Nutzung des Formulars zeigte bereits in den ersten Tagen eine immense Verbesserung des Arbeitsablaufes und der Planung. Von nun an waren alle relevanten Daten zum Werkstattaufenthalt des Fahrzeugs auf einem Blick zu erfassen und auch für Dritte transparent. Eine Tafel, an der die Fahrzeugannahmen übersichtlich angepinnt werden, ermöglicht es zudem für den Fuhrparkmanager und zugleich Werkstattleiter, die Auslastung der Werkstatt und der jeweiligen Mitarbeiter leichter zu erkennen und neue Arbeitsaufträge besser einzuplanen und zu vergeben.
Zeitgleich begann die Entwicklung einer neuen Anwendung zur Fuhrparkverwaltung. Die in der gemeinsamen Runde erörterten Wünsche und Anforderungen, welche auch im Lastenheft festgehalten wurden, bestanden im Wesentlichen in den folgenden Punkten:
- kostengünstige Anwendung aufbauend auf den bestehenden Systemen
- angepasst an die Wünsche der Werkstattmitarbeiter:
- übersichtlich und von jedem/-r Anwender/-in einfach zu bedienen
- alle wichtigen Fahrzeugdaten sind aufgeführt und schnell abrufbar
- hohe Transparenz bezüglich aller Fahrzeugdaten
- flexibel und jederzeit anpassungsfähig
- eine Anwendung für alle Anliegen
Nach der Analyse der vorhandenen Systeme trat auch hier eine Excel-basierte Lösung für die neue Anwendung in den Vordergrund. Der große Vorteil liegt darin, dass Excel eine weitverbreitete Software ist und auch beim Märkischen Stadtbetrieb in der Verwaltung als auch in der Werkstatt seit vielen Jahren im Einsatz ist. Dazu lässt sich Excel hervorragend unter Nutzung einer individuellen Visual-Basic Programmierung als Anwendung für verschiedenste Bereiche einsetzen.
Im Prozess der Entwicklung der Anwendung, ausgehend von der Festlegung des Formats und des Inhalts dieser neuen Datenbank bis hin zur Programmierung mit den gewünschten Funktionen, wurde immer wieder Rücksprache mit den Mitarbeitern gehalten um mögliche Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und entgegenzusteuern. Im Ergebnis konnte bereits nach drei Wochen nach dem Auftaktgespräch eine funktionsfähige "Fahrzeug-Datenbank" in der Werkstatt eingesetzt werden. Dazu wurden alle vorhandenen Dateien abgeglichen und deren Daten größtenteils händisch übertragen und wenn nötig angepasst und korrigiert, sodass sie korrekt, konsistent und zuverlässig in der neuen Datenbank abgelegt wurden.
Nützlich war ebenso ein zeitgleiches Projekt zur Einführung einer neuen Schrankenanlage bei der alle Fahrzeuge mit RFID-Transpondern ausgestattet wurden. Hierbei wurden nochmals alle wichtigen Fahrzeugdaten wie TÜV/AU, Sicherheitsinspektion, Ablauf Erste-Hilfe-Paket und die jeweilige Zuordnung zur Abteilung systematisch erfasst. Diese Daten flossen ebenfalls in die Befüllung der Datenbank ein und dienten einem weiteren Abgleich. Der Datenbestand setzt sich dabei aus folgenden Kategorien zusammen:
- Fahrzeug-ID
- Kennzeichen
- Marke
- Modell
- Abteilung
- Letzte beziehungsweise Nächste Hauptuntersuchung/Abgasuntersuchung
- Nächste Sicherheitsinspektion
- Inspektion
- Nächste UVV Fahrzeug bzw. Nächste UVV-Aufbau
- Ablauf Verbandskasten
- Archiv/Info -> Verzweigung in die jeweilige Fahrzeugakte
- Kostenstelle
Neben der Auflistung der Daten und der Verzweigung in die Fahrzeugakte ermöglichen mit Visual Basic programmierte Schaltflächen das Anlegen, Bearbeiten und auch Löschen von Fahrzeugen. Eine darüber hinaus vorhandene Schaltfläche ermöglicht das schnelle Suchen von einzelnen Fahrzeugen. Alles wurde so entworfen, dass es leicht verständlich und intuitiv zu bedienen ist. Für den Fuhrparkmanager oder die Verwaltung allgemein können, wie in Excel üblich, auch weitere Auswertungen durch Filter ausgeführt werden, welche Aufschluss über die Anzahl gewisser Fahrzeugmodelle oder Anzahl von Fahrzeugen in einer Abteilung etc. geben.
Die Verzweigung in die Fahrzeugakte ermöglicht es für den Werkstattmitarbeiter, sich neben Fotos und dem Fahrzeugschein auch die Werkstattkarte aufzurufen. Diese wurde ebenfalls überarbeitet und gibt Auskunft über alle wichtigen Fahrzeugdaten und alle erfolgten Reparatur- und Wartungsarbeiten. Zusätzlich dazu werden nun nach und nach der Schriftverkehr und andere Dokumente bezüglich der Fahrzeuge in den Akten hinterlegt.
In den ersten Wochen nach Einführung dieser neuen Fuhrparkverwaltung wurden durchweg positive Erfahrungen mit der Anwendung gemacht. Sowohl Verwaltung als auch die Werkstatt profitieren von einer sehr hohen Transparenz und dem schnellen und einfachen Abruf von Daten. Ein Ampelsystem zeigt bevorstehende TÜV-Termine an und erleichtert zusätzlich die Organisation des Fuhrparks.
Die frühe Einbindung der Mitarbeiter im Entwicklungsprozess führte zu einer hohen Mitarbeiteridentifikation mit der Anwendung, da maßgeblich ihre Erfahrungen und Wünsche berücksichtigt und Einfluss gefunden haben. Dies führt dazu, dass die Anwendung sehr gut angenommen wird und auch die einhergehende Verantwortung der ordnungsgemäßen Datenpflege von den Mitarbeitern wahrgenommen wird. Ein weiterer enger Austausch mit den Mitarbeitern soll auch in Zukunft Anregungen und Verbesserungsvorschläge berücksichtigen und so zu einer ständigen Weiterentwicklung der Fuhrparkverwaltung führen.
Das Beispiel der Fuhrparkverwaltung zeigt, dass sich aus einem kleinen Projekt mit einem motivierten Team und einfachen Mitteln, bei dem die Erfahrungen und Wünsche aller Zielanwender aktiv mit eingebunden und berücksichtigt werden, ein wirtschaftlich sehr Erfolg bringendes Ergebnis entwickeln kann.
Zusätzlich zur neuen Fuhrparkverwaltung setzte sich der Märkische Stadtbetrieb auch strategisch neue Ziele wie zum Beispiel bei der Beschaffung von Fahrzeugen. In der Vergangenheit führte der SIH zur Beschaffung von Fahrzeugen und Maschinen in der Regel eine öffentliche Ausschreibung durch. Dabei ist ein Leistungsverzeichnis zu erstellen, welches durch die Bieter zu erfüllen ist. Bereits die Abänderung einer einzelnen geringwertigen Leistungsposition durch den Bieter, führte häufig zum Ausschluss von Angeboten. Außerdem ist es vorgekommen, dass Bieter Leistungspositionen bestätigten, aber bei der Auftragsdurchführung nicht leisten konnten. Auch lassen sich qualitative Aspekte und Erfahrungswerte hinsichtlich technischer Eigenschaften häufig nicht in einem Leistungsverzeichnis darstellen, welche aber mit Hinsicht auf wirtschaftliches Handeln berücksichtigt werden sollten. Die Lebenszykluskosten aus der Fahrzeugakte geben nun weitreichende Hinweise.
Weiterer Effekt dieser Beschaffungsvorgänge war das Zustandekommen eines sehr breit gestreuten Markenfuhrparks, der sich auch in erhöhten Kosten bei Ersatzteilen und in der hohen Anzahl an Werkstattmitarbeiterschulungen an den verschiedensten Fahrzeugen und den damit verbundenen Kosten äußert.
Der im Märkischen Stadtbetrieb dabei erlebte Lernprozess führte dazu, dass im Vorfeld der Beschaffung im Bereich Fuhrpark, eine durch das Vergaberecht legitimierte Markterkundung durchgeführt wird. Diese beinhaltet in der Regel die Einholung von indikativen Angeboten und eine Recherche von technischen Möglichkeiten und Erneuerungen sowie den Einbezug von langjährigen Erfahrungswerten beim SIH. Dabei werden auch Produktvorführungen unter Einbeziehung der Mitarbeiter in Anspruch genommen. Aus den gesammelten Informationen wird eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vorgenommen und anschließend die sinnvollste vergaberechtliche Verfahrensart gewählt.
Das Ziel zur Erlangung eines günstigen Anschaffungspreises, der unter Berücksichtigung der Folgekostenbetrachtung zum wirtschaftlichen Handeln führt, wird in diesem Fall durch eine Markterkundung im Vorfeld des Vergabeverfahrens realisiert. Dabei werden Informationsangebote eingeholt und analysiert. Ergebnis der Analyse wird ein Leistungsverzeichnis, welches für die 1. Verhandlungsrunde in einer Verhandlungsvergabe nach UVgO oder in einem VgV-Verhandlungsverfahren zu Grunde gelegt wird. Das Ergebnis dieser neuen Ausrichtung ist ein Fuhrpark der weniger breit an Marken gestreut ist und somit im Allgemeinen die Lebenszykluskosten pro Fahrzeug senkt.
Die Einführung des Hakenliftsystems im Fuhrpark im Jahr 2021 führte zu weiteren Vorteilen, die sich ebenfalls in der Kostenersparnis aber auch in der nun vielseitigen und flexiblen Nutzung des Fuhrparks äußern. Ein Fahrzeug kann so beispielsweise mit seinen verschiedensten Hakenliftmulden mehrere Baustellen bedienen, sodass weitere Spezialfahrzeuge nicht vorgehalten werden müssen.
Der Märkische Stadtbetrieb hat neben dem Instrument der neuen Fuhrparkverwaltung und seinen strategischen Neuausrichtungen bei der Beschaffung von Fahrzeugen und der Ausrichtung des Fuhrparks auf das Hakenliftsystem eine gute Grundlage für einen modernen und effizienten Fuhrpark zur Bewältigung der alltäglichen Aufgaben eines städtischen Betriebshof geschaffen.
Der Kreislauf in der Beschaffung, Vorhaltung, Wartung und Neubeschaffung im Kontext der Weiterentwicklung des SIH AöR mit seinen Ansprüchen sowie der Umfeldparameter wie die Anpassung an neue Antriebssysteme und die Produktion von benötigtem, kostengünstigen Eigenstrom konnte so digitaler, transparenter und wirtschaftlicher werden, da insbesondere die Lebenszykluskosten nun für jedes Fahrzeug, Anbaugerät oder eben auch das Kleingerät vorliegen.