Instandhaltung von Außenanlagen der Wohnungswirtschaft

Digitale Qualitätssicherung

von:
Qualitätssicherung Außenanlagen
Wohngebiet Findorff. Foto: Caro Dirscherl

Die Instandhaltung der Außenanlagen ist für die Wohnungswirtschaft ein zentrales Thema. Freianlagen sind raumprägend und die Visitenkarte der Immobilie. Die Aufwendungen werden in der Betriebskostenabrechnung (BeKo) dargestellt. Sie werden zum Großteil von den Mietern getragen und bieten somit auch Raum für mögliche Reklamationen. Viele Wohnungsunternehmen haben in dem letzten Jahrzehnt ihren Immobilienbestand modernisiert. Auch die Außenanlagen wurden neu gestaltet oder aufgewertet.

Im Gegensatz zu den Gebäuden wird eine ungenügende Instandhaltung der Außenanlagen sofort sichtbar, so dass vielerorts, trotz existierender Verträge zur Unterhaltung der Außenanlagen, Mängel erkennbar sind. In diesem Zusammenhang kommt es oft zu Problemen bei der Abrechnung der Grünpflegeleistungen, da Leistungsnachweise fehlen, die Leistungen nicht fachgerecht erbracht wurden oder der Leistungsumfang und die gewünschte Leistungsqualität in den Verträgen nicht ausreichend definiert sind. Nach Jahren nicht-fachgerechter Instandhaltung stehen dann Instandsetzungsarbeiten an den Außenanlagen an, die nicht den umlagefähigen Kosten zuzuordnen sind, sondern das jeweils dafür vorgesehene Budget beanspruchen beziehungsweise belasten.

Um diesem Zustand entgegenzuwirken, entwickelten sich in den letzten Jahren zwei Trends. Größere Unternehmen beginnen, eigene Dienstleistungsbereiche aufzubauen, die die grundlegenden Leistungen wie Rasenmahd, Reinigung und Laubentsorgung selbst erbringen. Im Winter stehen dann der Winterdienst oder der Gehölzschnitt an. Das bindet Kapital und gestaltet sich bei der derzeitigen Arbeitsmarktsituation sehr schwierig.

Der zweite Trend setzt auf eine verstärkte Kontrolle durch digitale Qualitätssicherungssysteme, gute Ausschreibungsgrundlagen und damit verbundene Fachfirmen als Auftragnehmer. Das kann in den ersten Jahren zur Erhöhung der BeKo-Umlage führen, sollte aber bei der derzeitigen Lage am Wohnungsmarkt gerade in Ballungsgebieten möglich sein und auch durch den besseren Zustand der Außenanlagen vom Mieter akzeptiert werden. Die Brebau GmbH aus Bremen zum Beispiel geht den Weg der digitalen Qualitätssicherung.

Bremer Wohnungsbaugesellschaft Brebau

Die Brebau GmbH ist eine Wohnungsbaugesellschaft mit circa 6000 eigenen Mieteinheiten, die in nahezu allen Stadtteilen der Hansestadt Bremen vertreten ist. Darüber hinaus fungiert das Unternehmen als Verwalter von zusätzlich circa 4500 fremden Wohnungen. Ein weiteres Geschäftsfeld stellt das Bauträgergeschäft dar, in dem das Unternehmen ebenfalls intensiv tätig ist. Um eine Steigerung der Qualität und eine nachvollziehbare Leistungsabrechnung der Grünflächenpflege der Bremer Wohnungsbaugesellschaft zu erreichen und eine fachgerechte Instandhaltung zu ermöglichen, wurden 2018 erstmals Pflegeleistungen für die Instandhaltung der Außenanlagen auf der Grundlage eines exakten Mengengerüstes ausgeschrieben. Die einzelnen Phasen des Aufbaus eines digitalen Grünflächenmanagement- und Steuerungssystems werden in den nächsten Abschnitten am Beispiel des Unternehmens erläutert.

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Karte nach OK FREI der FLL einer Liegenschaft der Brebau GmbH. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Kartendienst für die Objekte der Bremer Wohnungsbaugesellschaft im d.b.g. itreo®-Webservice. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Luftbild einer Liegenschaft der Brebau GmbH. Foto: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Vordigitalisierte Geodaten einer Liegenschaft der Brebau GmbH. Foto: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH


Aufbau des Grünflächenmanagementsystems

Für den Aufbau des Grünflächenkatasters wurden von der Brebau GmbH die zu erfassenden Objekte (Bauabschnitte) definiert. Auf diesen wurden durch Luftbildauswertung und Nachdigitalisierung vor Ort alle ausschreibungsrelevanten Bestandteile erfasst. Eine systematisierte Erfassung bildet die Basis des späteren Gesamtsystems. Dabei wurden mehrere Prozessschritte durchlaufen.

Vorbereitung zur Luftbildauswertung

Im ersten Prozessschritt wurden die Nutzeransprüche und Erfassungsbereiche des zukünftigen Informationssystems definiert. Von ihnen hängen im Wesentlichen der Detailierungsgrad der zu erfassenden Freiraum- und Infrastrukturelemente und somit der Erfassungsaufwand und die Folgekosten ab. Nennenswerte Beispiele sind:

  • Objekt- und Liegenschaftsgrenzen
  • Bewirtschaftungseinheiten
  • Nutzungsarten, Schutzzonen
  • Instandhaltungsthemen
  • Sicherheitsrelevante Themen
  • Räumliche Ausprägungen von Bäumen
  • Entwässerungsanlagen
  • Reinigungs- und Winterdienststrecken beziehungsweise -areale

Eine eindeutige Nomenklatur des Flächeninhaltsschlüssels ist die Basis für ein digitales Steuerungssystem. Als Richtlinie und Erfassungsgrundlage wurden der OK FREI (Objektartenkatalog Freianlagen der FLL) und der SK FREI (Signaturenbibliothek Freianlagen der FLL), die sich an die DIN 276-1 anlehnen, verwendet.

Erfassung der Sach- und Geodaten

Im zweiten Prozessschritt wurde die Erfassung der Sach- und Geodaten durchgeführt. Zur Steigerung der Kosten- und Zeiteffizienz in der Projektbearbeitung erfolgte zunächst eine erste Digitalisierung der Objekte mittels Luftbildauswertung anhand von vorhandenen aktuellen Luftbildern.

Luftbilder werden unter anderem von den Landesvermessungsämtern in regelmäßigen Abständen als Ergebnis einer digitalen Luftbildbefliegung angeboten. Die Bilder sollten eine Auflösung am Boden von mindestens 10 Zentimetern haben und möglichst im Frühjahr vor dem Blattaustrieb erstellt worden sein. Möchte man selbst eine Befliegung mit digitalen Flächen- oder Zeilenkameras für messtechnische Zwecke beauftragen, so bietet die DIN 18740 1-4 die notwendigen technischen Rahmenbedingungen für eine Ausschreibung.

Zu 60 Prozent wurden die Geodaten der Bauabschnitte der Brebau GmbH durch den Dienstleister d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH am PC erfasst. In einem nächsten Schritt erfolgten von November 2017 bis Februar 2018 die Objektbegehungen, bei denen die fehlenden, auf dem Luftbild verdeckten Elemente erfasst wurden. Diese Arbeiten wurden mit Hilfe von Digitalisiertabletts und durch Fotodokumentationen vor Ort auf den zu erfassenden Objekten durchgeführt.

Die Nachdigitalisierung und die Einarbeitung von Korrekturen sowie die Digitalisierung der Reinigungs- und Winterdienstbereiche erfolgten dann wieder im Büro. Alle vollständig erfassten Liegenschaften wurden über den d.b.g. itreo®-Webservice online dem Unternehmen zur Verfügung gestellt, so dass es den Prozess der Erstellung der Sach- und Geodaten gegenprüfen und deren Abnahme zeitnah durchführen konnte. Die Geodaten wurden mit dem OpenSource-Produkt QGIS digitalisiert. Die Sach- und Geodatendaten werden im d.b.g. Grünflächeninformationssystem itreo (GRIS) verwaltet.

Vorbereitung der Instandhaltung

Im dritten Schritt wurden die Daten für die betriebswirtschaftlichen Folgeprozesse bearbeitet. Dazu gehören die Zuordnung der Bauabschnitte oder Teilflächen zu den definierten Qualitätsstandards sowie die Einstufungen des Instandhaltungsaufwandes einzelner Freiraumbestandteile.

Qualitätsstandards können in Form von Servicelevels hier beispielhaft in drei Stufen definiert werden.

Servicelevel 1

Hochwertige, intensive Instandhaltung, mit welcher neben einer fachgerechten Pflege auch einem hohen Anspruch an Ästhetik nachgekommen wird. Diese Stufe entspricht einer sogenannten Best-Practice.

Servicelevel 2

Normale, gute, fachgerechte gärtnerische Pflege, die den Standard abbildet und damit einer Good-Practice entspricht.

Servicelevel 3

Extensive, minimale Pflege, die dem Erhalt des Materials/Pflanze beziehungsweise dessen Zielzustandes dient. Die Stufe ist mit einer Minimal-Practice gleichzusetzen.

Digitale Module: Rechenzentrum, Webservice und Apps

Alle IT-Leistungen werden durch das d.b.g. Rechenzentrum als SaaS-Leistung erbracht, so dass die eigene IT-Infrastruktur der Wohnungsbaugesellschaft nicht erweitert werden musste. Die bereitgestellten digitalen Module gliedern sich in drei Säulen:

  • den direkten Zugriff zur Administration der Katasterdaten sowie der Planungs- und Betriebssteuerungsmodule,
  • eine cloudbasierte Informations- und Kollaborationsplattform, dem d.b.g. itreo®-Webservice, und
  • einen operativen mobilen Bereich mit digitalen Apps für Aufgaben und Meldungen sowie zur Kontrolle der Verkehrssicherheit an Bäumen, Spielgeräten und Objektkontrollen.

Die Apps werden sowohl auf Android- als auch auf iOS-basierten mobilen Geräten eingesetzt. Die Beteiligten können webbasiert, soweit die Zugriffsrechte vorhanden sind, für die Liegenschaften der Brebau GmbH die Sachinformationen und deren Darstellung im Kartenmaterial abrufen. Auch alle erbrachten und offenen Aufgaben sowie Meldungen und Reklamationen können eingesehen werden. Der d.b.g. itreo®-Webservice ist das zentrale Informations- und Auskunftssystem für die Außenanlagen der Brebau GmbH und wird als Nachunternehmerportal zur Qualitätssicherung eingesetzt.

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Foto einer Liegenschaft der Brebau GmbH. Foto: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Ausschreibungsvorbereitung und Finanzbedarf

Die Herausforderungen bei der Erstellung der Vergabeunterlagen bestanden darin, neben der exakten Leistungsbeschreibung auch die digitale Qualitätssicherung in das Ausschreibungsverfahren einzubinden. Der Leistungsumfang ergab sich aus dem Mengengerüst der Flächenbestandteile je Objekt und Servicelevel nach den "Empfehlungen für die Planung, Vergabe und Durchführung von Leistungen für das Management von Freianlagen" der FLL.

Auf der Grundlage der gewünschten Qualitätsstandards und projektspezifischen Anpassungen wurde für die Wohnungsbaugesellschaft eine detaillierte Ausschreibung zur Instandhaltung der Außenanlagen ab 1. Juli 2018 für jede Flächenkategorie wie zum Beispiel Gebrauchsrasen, Staudenbeete, Strauchflächen, Bäume, Spielgeräte etc. erarbeitet. Damit war gewährleistet, dass alle Bewerber die gewünschte Qualität und den damit verbundenen Aufwand exakt kalkulieren können und somit vergleichbare Angebote abgegeben werden. Die geforderte digitale Leistungsdokumentation und -abnahme im d.b.g. itreo®-Webservice wurde im Rahmen der Ausschreibung als Prozess detailliert beschrieben.

Um den Finanzbedarf im Vorfeld einer Ausschreibung abschätzen zu können, können verschiedene Pflegeszenarien vorbereitet und für diese mit einer Planungssoftware aus dem Rechenzentrum auf Basis ortsüblicher Kostenkennwerte die Kosten je Los berechnet werden. Aus zeitlichen Gründen wurde dieser Schritt nicht durchgeführt. Als grobe Orientierung wurden die pauschalen Instandhaltungskosten der vergangenen Jahre angesetzt.

Pflegepläne und Plangruppen

Die Plegepläne wurden anhand der Vorgaben aus dem Regelwerk der FLL und den Erfahrungen der Brebau GmbH in Kooperation mit der d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH erarbeitet. Anhand des jeweiligen Servicelevels und der sich auf den Pflegeobjekten befindlichen Kategorien (Flächeninhalte) wurden für den einzelnen Dienstleister Plangruppen gebildet. Innerhalb der Plangruppen befinden sich alle Aufgaben (Tätigkeiten) mit einem Bezug zum Pflegeobjekt (Ort und Menge) und die Kalenderwoche (Zeitraum), in der die Abarbeitung der Pflegetätigkeiten geplant ist. Auf diese Weise sind alle in der Ausschreibung enthaltenen Aufgaben definiert und können automatisiert mit ihrem Ausführungszeitpunkt und den Kosten laut Angebot angelegt werden. Damit sind alle Aufgaben und deren Status sofort für alle Beteiligten online einsehbar.

Der Prozess der Aufgabenvorbereitung und der Leistungsabnahme

Die beauftragte Firma kann die avisierte Ausführung der Aufgaben entweder bestätigen oder innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens an seine eigenen Planungen anpassen, zum Beispiel bei Änderung der Witterungsverhältnisse. Diese Terminierung wird digital transparent dargestellt und dokumentiert. Für die eigene Steuerung der Ausführenden können die gewünschten Aufgaben an die jeweiligen mobilen Geräte der Teams versendet werden. Die Rückmeldung der Erledigung von Aufgaben erfolgt automatisch über die Aufgaben-App oder alternativ über den Webservice.

Derart erbrachte Leistungen sind für den Auftraggeber sofort sichtbar, so dass zeitnah die Qualitätskontrolle auf den Objekten erfolgen kann. Diese Kontrolle erfolgt in Abhängigkeit der Qualität der Leistungen in Stichproben. Abgenommene Leistungen können zum Zeitpunkt der Rechnungslegung per Knopfdruck in der Rechnung summiert aufgeführt und damit der Rechnungsprozess automatisiert werden. Auch für den Fall der Nicht- oder Schlechtleistung wird der Webservice als Reklamationstool genutzt und, falls vom Auftraggeber erwünscht, die Nachbesserung ermöglicht. Somit werden nur die Leistungen und Mengen abgerechnet, die auch erbracht und abgenommen wurden. Gerade witterungsbedingt oder bei personellen Engpässen wird bei anderen Verfahren gern einmal beispielsweise ein Mähgang übersprungen und über die pauschale Vergütung abgerechnet. Das ist in diesem digitalen Realleistungsverfahren nicht möglich.

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Auszug aus der SK FREI Signaturenbibliothek der FLL. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Prozessablauf Leistungsabmeldung. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Der Lebenszyklus von Außenanlagen. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Prozess der Aufgabenvorbereitung und der Leistungsdokumentation. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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IT-Infrastruktur. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Ausschreibungsvorbereitung und Finanzbedarf

Die Herausforderungen bei der Erstellung der Vergabeunterlagen bestanden darin, neben der exakten Leistungsbeschreibung auch die digitale Qualitätssicherung in das Ausschreibungsverfahren einzubinden. Der Leistungsumfang ergab sich aus dem Mengengerüst der Flächenbestandteile je Objekt und Servicelevel nach den "Empfehlungen für die Planung, Vergabe und Durchführung von Leistungen für das Management von Freianlagen" der FLL.

Auf der Grundlage der gewünschten Qualitätsstandards und projektspezifischen Anpassungen wurde für die Wohnungsbaugesellschaft eine detaillierte Ausschreibung zur Instandhaltung der Außenanlagen ab 1. Juli 2018 für jede Flächenkategorie wie zum Beispiel Gebrauchsrasen, Staudenbeete, Strauchflächen, Bäume, Spielgeräte etc. erarbeitet. Damit war gewährleistet, dass alle Bewerber die gewünschte Qualität und den damit verbundenen Aufwand exakt kalkulieren können und somit vergleichbare Angebote abgegeben werden. Die geforderte digitale Leistungsdokumentation und -abnahme im d.b.g. itreo®-Webservice wurde im Rahmen der Ausschreibung als Prozess detailliert beschrieben.

Um den Finanzbedarf im Vorfeld einer Ausschreibung abschätzen zu können, können verschiedene Pflegeszenarien vorbereitet und für diese mit einer Planungssoftware aus dem Rechenzentrum auf Basis ortsüblicher Kostenkennwerte die Kosten je Los berechnet werden. Aus zeitlichen Gründen wurde dieser Schritt nicht durchgeführt. Als grobe Orientierung wurden die pauschalen Instandhaltungskosten der vergangenen Jahre angesetzt.

Erste Erfahrungen und die nächsten Schritte

Seit dem 1. Juli 2018 läuft das Grünflächenmanagementsystem für die Außenanlagen der Bremer Wohnungsbaugesellschaft im Produktivbetrieb. Die Leistungen zur Instandhaltung der Anlagen sind an zwei Firmen vergeben, die mit Hilfe des d.b.g. itreo®-Webservice alle Leistungen planen und durchführen beziehungsweise abrechnen. Die Instandhaltungsleistungen für die Außenanlagen wurden an die Unternehmensgruppe Grewe vergeben.

Weitere Liegenschaften der Wohnungsbaugesellschaft werden zurzeit modernisiert beziehungsweise erstellt, so dass mit Hilfe der Planungswerkzeuge auch die Lebenszykluskosten berechnet werden können. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsdebatten haben die Lebenszykluskosten von Materialien einen hohen Stellenwert. Die Abbildung der Lebenszykluskosten veranschaulicht die einzelnen Phasen des Lebenszyklus. Die Beeinflussung der späteren Kosten ist nur in der Planungsphase der Anlage möglich.

Schon mit der Übergabe der Sach- und Geodaten nach der Luftbildauswertung muss mit der Fortführung und Qualitätssicherung begonnen werden. Die Außenanlagen sind ein dynamisches System, das einer permanenten Veränderung unterliegt. Änderungen in den Außenanlagen beziehungsweise Neuankäufe müssen zeitnah eingepflegt werden, so dass alle Beteiligten immer ein aktuelles Mengengerüst und eine genaue Kartengrundlage haben. Änderungsmitteilungen und Einsatzplanungen werden seit drei Jahren durch die d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH im Auftrag der Brebau durchgeführt.

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Aufgaben für die Dienstleister im d.b.g. itreo®-Webservice. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Fazit

Der Aufbau eines Grünflächenmanagementsystems bindet in der Aufbauphase zusätzliche Kräfte. Das Ergebnis lässt sich jedoch sehen. Durch das genaue Mengengerüst und online verfügbare Kartenmaterial steht allen Beteiligten eine Informationsplattform zur Verfügung, die neben reinen Auskünften auch das Aufgaben- und Meldungsmanagement sowie die Verkehrssicherheitsbegehungen an Bäumen, Spielgeräten und auf den Liegenschaften sowie Gebäuden abdeckt.

Das Grünflächenmanagementsystem kann unter anderem als Abrechnungsgrundlage für die Betriebskosten genutzt werden. Externe Firmen können besser in die Prozesse eingebunden werden und zeitnahe Qualitätskontrollen garantieren die vereinbarte Leistungserbringung. Das Mengengerüst sowie geeignete Planungswerkzeuge ermöglichen Kostensimulation und erhöhte Transparenz. Werden Leistungen in eigener Regie über einen Bauhof erbracht, so kann mit dem d.b.g. Betriebssteuerungssystem die gesamte Einsatzplanung und Auftragsabrechnung erfolgen.

Dipl.-Ing. Ralf Semmler
Autor

Geschäftsführender Gesellschafter der d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

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