Fachsoftware im Grünflächenmanagement

Der Einsatz von Fachsoftware im kommunalen Grünflächenmanagement ist mittlerweile fester Bestandteil des täglichen Verwaltungsprozesses in fast allen Kommunen. Verwaltungsrechtliche Erfordernisse wie die doppelte Buchführung in Konten macht es in Zukunft notwendig, den Geld- und Materialeinsatz präziser zu steuern und zu kontrollieren. Obwohl Fachsoftware seit Jahren verwendet und ihr Leistungsspektrum regelmäßig angepasst und ergänzt wird, existieren bisher keine Erhebungen über den Software-Einsatz. Eine Umfrage unter Grünflächenämtern beziehungsweise mit der Grünpflege anvertrauten Stellen lieferte Aussagen zum Einsatz, dem tatsächlich genutzten Abfragespektrum und zu den Nutzern der entsprechenden Programme. Aspekte des Nutzens der Software werden ebenfalls, aus Sicht der Nutzer, abgefragt.

Es lassen sich vom bloßen Flächennachweis bis zur Kostenkalkulation verschiedenste Aufgaben mit der Software abarbeiten. Die Recherche zeigte, dass es bisher keine Erhebungen darüber gibt, mit welcher Software gearbeitet wird, wo es Vorteile gibt, wer mit der Software arbeitet und wie die zukünftige Bedeutung von Fachsoftware beurteilt wird.

Was ist Fachsoftware?

Vielfältigste Aufgaben und Anforderungen werden an Grün- und Freiflächen und damit letztendlich auch an das Management gestellt. Die Fülle der gesammelten Daten zu den Objekten und Flächen und den dazugehörigen Informationen erzeugt große Datenbestände. Diese zu vernetzen und zu bündeln oder gar erst zugänglich zu machen, ist der fachliche Anspruch, der an die Software gestellt wird. Fachsoftware für das kommunale Grünflächenmanagement besteht in aller Regel aus zwei Komponenten - einer GIS-Anwendung und einer Datenbank mit Objekt- und Flächendaten. Ihre Aufgabe ist es, schnell und übersichtlich Informationen zu den Objekten und Flächen zu liefern. Ergebnisse und Daten können als Grundlage für die Kosten- und Leistungsrechnung gelten, als Arbeits- und Flächennachweis, als Argumentationsgrundlage für verschiedenste Diskussionen und Auswertungen und Weiteres dienen.

Welche Anforderungen haben die Kommunen?

Anforderungen des kommunalen Grün- flächenmanagements an Fachsoftware

Die gestellten Anforderungen an die Fachsoftware leiten sich aus den Aufgaben, welche von den Nutzern an diese gestellt werden ab. Eine nicht auf die Ziele der Kommune zugeschnittene Software hat wenig Bestand. Zu unterscheiden sind fachliche Anforderungen (Was muss die Software können?) und Aspekte, welche die Handhabung und Nutzung berühren, etwa ihre Bedienbarkeit.

Die Erwartungshaltung kann beispielsweise rein betriebswirtschaftlich ausgerichtet sein oder auch die Gesamtheit der Grün- und Freianlagen betreffen (Ästhetik, Kosten, Nutzbarkeit und Weitere) - dennoch lässt sich eine gemeinsame Schnittmenge formulieren.

Geschäftsprozess unterstützen

Die anfallenden Arbeiten müssen durch die Softwareanwendung unterstützt, erleichtert oder vereinfacht werden. Kosten- und Zeitersparnis sind hier sicher an erster Stelle zu nennen. Gesetze, Vorgaben, Richtlinien müssen beispielsweise in die Software eingearbeitet werden. Komplizierte Systeme und schwierig zu bedienende Software verfehlt den Sinn, welcher dem Einsatz oder der Entscheidung für Fachsoftware in aller Regel voraus gegangen ist - auch die Editierbarkeit und die Einbindung eigener Aspekte in die Programme sollte mit möglichst wenig Aufwand möglich sein.

Der hohe finanzielle und personelle Aufwand für die Einrichtung eines Systems muss sich in der Nutzungshäufigkeit und -intensität widerspiegeln. Die Software sollte der Mehrzahl der Mitarbeiter zur Verfügung stehen und von diesen genutzt werden und nicht nur einem kleinen Kreis technisch Versierter. Voraussetzung dafür ist hier Nutzerfreundlichkeit und einfache Handhabung. Daten und durchgeführte Abfragen müssen als Nachweis und Arbeitsgrundlage dokumentierbar und in Karten und Plänen ausdruckbar sein.

Datenverwaltung und -austausch

Die Kopplung der Fachdaten (mit Informationen zu den Flächen und Objekten) und der GIS-Daten macht eine kontinuierliche Datenpflege unumgänglich! Ungenaue Daten führen immer zu falschen Aussagen. Dateneingabe und -pflege sind sehr zeitaufwendig und kostenintensiv. Vor Ort aufgenommene Daten sollten unkompliziert in das vorhandene System überspielbar sein oder sich automatisch aktualisieren lassen. Um eine Mehrfachnutzung des Datenbestandes (intern wie extern) zu erleichtern, müssen die erzeugten Dateiformate für einen möglichst großen Nutzerkreis einlesbar sein. Besonders im Hinblick auf Datenaustausch mit anderen Abteilungen und der Fremdvergabe von Leistungen.

Bestandsanalyse im Bereich Fachsoftware

Publikationen zum Einsatz von Grünflächenmanagementsoftware liegen für wenige Städte vor. So zum Beispiel für Berlin, Stuttgart und Bremen. Bisher unbeantwortet blieben jedoch Fragen, welche den mittelbaren und anwendungsbezogenen Einsatz in den Kommunen betreffen. Hier ist der Ansatz der Bestandsanalyse zu suchen.

Die Ermittlung der aktuell in der kommunalen Verwaltung verwendeten Software und deren Einsatzgebiete erfolgte über eine Onlineumfrage. Die Bereitstellung dieser Umfrage erfolgte über die Homepage der GALK dieses Jahres. 50 Antworten wurden anschließend ausgewertet.

Schwerpunkte der Umfrage waren folglich:

• Nutzung der Software in den Verwaltungen
• die genutzte Software
• das abgefragte Leistungsspektrum
• Kaufüberlegungen

Vorteile der Software

Die Anschaffung von Software wird immer von dem Gedanken begleitet, Vorteile aus der Nutzung zu ziehen. Ob der Betrieb positiv und effizient empfunden wird, hängt maßgeblich von den Rahmenbedingungen und Kriterien wie Datenverfügbarkeit und -qualität ab. Ungenaue oder lückenhafte Daten liefern falsche Aussagen oder schließen den Einsatz der Software bereits im Vorfeld aus.

Die Befragung zeigt jedoch, dass der Einsatz der Software in der Mehrheit positiv bewertet wird und sich demnach Vorteile durch die Nutzung für die Befragten ergeben. Besonders positiv wird die Erleichterung bei der Grünflächenverwaltung von den Befragten gesehen - hier gab es die höchsten Zustimmungen. Nachfolgend die Kosten- und Zeitersparnis im Verwaltungsprozess und die Optimierung des Managements. Aspekte wie die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Ämtern durch Datenaustausch sowie die gemeinsame Datennutzung, Nachweis und Dokumentation zum Beispiel von geleisteten Arbeiten und statistische Auswertungen wurden ebenfalls genannt. Kritische Anmerkungen und Verneinungen wurden ebenfalls abgegeben. Die Auswertung der Stellungnahmen ergab hier, dass der teils hohe Zeitaufwand für Datenpflege, Betrieb und Unterhaltung der Programme negativ gesehen wird.

Genutzte Fachsoftware

Fachsoftware für das kommunale Grünflächenmanagement ist Spezialsoftware und wird nur von wenigen Herstellern angeboten. Es wurden acht Programme über eine Recherche ermittelt. Die Mehrheit der Programme besitzt Fachschalen. Zum Grundprogramm werden hier Fachmodule zugeladen, die das Leistungsspektrum des Programms erweitern und weitere Abfragen ermöglichen. Ein Vorteil ist, dass die Software leistungsspezifischer auf den Kunden ausgerichtet werden kann. Fachschalen dienen immer Spezialaufgaben - sie stellen eine vertiefte und qualifizierte Abfragemöglichkeit bestimmter Daten dar.

Das d.b.g. Grünflächeninformationssystem und pit Kommunal Grünflächenmanagement und deren Fachschalen werden neben Eigenentwicklungen am häufigsten von den Befragten genutzt. Andere hingegen deutlich weniger oder gar nicht. Die Bedeutung des Baumkatasters und der mobilen Erfassung innerhalb der Fachschalen zeigt sich deutlich.

Wie viele nutzen diese Software?

Die Mehrheit der Verwaltungen setzt Fachsoftware im kommunalen Grünflächenmanagement ein - 82 Prozent der Befragten gaben an, Fachsoftware zu nutzen. Erwartungsgemäß greifen die Grünflächenämter am häufigsten auf die entsprechenden Programme zurück.

Für welche Aufgaben wird die Software eingesetzt?

Der Einsatz und die Einsatzgebiete der Software können sehr vielfältig sein. Die Vielgestaltigkeit der Aufgaben, von Planung bis Unterhalt, erfordert ein weitreichendes Management. Gestellte Anforderungen, die Breite des Aufgabenspektrums der umzusetzenden Vorgaben und des damit verbundenen Managements und der Verwaltung generieren einen hohen zeitlichen und personellen Aufwand. Es wurde in zwei Blöcken abgefragt, für welche Aufgaben die Software verwandt wird. Der erste Block berührt Punkte des Managements, der zweite ökonomische.

Management

Die Häufigkeit der durchgeführten Abfragen und der damit abgeleisteten Arbeiten zeigt, dass Datenbereitstellung für Fremdpflege, Nachweis der Leistungserbringung, Erarbeitung von Ausschreibungen und Inventarisierung besonders häufig über die Programme abgefragt werden. Gefolgt von der Ermittlung des Zeitaufwands für die Maßnahmen, Ermitteln/Planung von Pflegehäufigkeit, Simulation verschiedener Pflegestufen/-typen und der Arbeitskräfteplanung für den Pflegeplan. Lebenszyklusmanagement, die Planung des einzusetzenden Arbeitsmittels und die Maschineneinsatzplanung werden am wenigsten mit der Software ermittelt.

Kosten

Bei den Abfragen wird die Option Pflegekostenkalkulation, Optimierung der Grünflächenpflege und Kostenermittlung am häufigsten verwendet - die Ermittlung der Kosten steht hier klar im Vordergrund. Weniger abgefragt werden Umsetzen von Sparaufträgen, Optimierung und Angleichung des Pflegestandards über die ganze Stadt, Errechnung der Folgekosten bei der Ausschreibung von Freiraumwettbewerben, Ergänzung des Grünflächenkatasters und der Pflegepläne mit Kostenelementen, Budgetierung und Arbeitsvorbereitung für Werterhaltungsmaßnahmen. Die Optimierung eines Bauprojektes aufgrund der Durchrechnung verschiedener Varianten und die Lebenszykluskosten der Anlagen werden selten abgefragt.

Bedarfsentwicklung

34 Prozent der Befragten, die bereits Fachsoftware nutzen, gaben an, sich in nächster Zeit weitere anzuschaffen. Das Aufgabenspektrum ist dem der momentanen Nutzung ähnlich. Aus der Gruppe derer, die bisher keine Fachsoftware nutzen (16 Prozent der Gesamtanzahl) gaben 62 Prozent an, sich in nächster Zeit entsprechende Programme zu kaufen. Die Mehrheit der Befragten sieht einen steigenden Bedarf im Bereich Fachsoftware. Über die Ursachen sei an dieser Stelle spekuliert. Doch fordert die doppik und die Verknappung finanzieller, technischer und personeller Ressourcen eine gezieltere Steuerung des Managements unter veränderten Bedingungen. Bedarf und Bedarfsentwicklung hängen stark von den Vorteilen ab, den die Nutzer im Einsatz sehen.

Stellungnahmen der Befragten

Der Fokus der Stellungnahmen richtet sich deutlich auf das Thema Daten und deren Teilaspekte aus. Unsicherheiten bei den Befragten zeigten sich in punkto Datenqualität und deren Eigenschaft. Welche Qualität müssen die Daten im Hinblick auf Vergleichbarkeit der Ergebnisse und Abfragen haben? Abzuwägen ist außerdem auch zwischen sinnvollem Aufwand und Genauigkeit bei der Aufnahme. Pflege und Fortschreibung des Datenbestandes wurden als zu zeit- und kostenintensiv beurteilt. Aktualisierungen und Neuaufnahmen erfolgen so oftmals stark zeitverzögert, was wiederum Probleme bei den Abfragen nach sich zieht. Einrichtung und Betrieb der Software amortisieren sich nur dann, wenn möglichst viele darauf zurückgreifen können und diese nutzen. Der Datenbestand muss in Formaten abgespeichert werden, die auch von anderen Abteilungen und Programmen eingelesen werden können. Um eine effektive Nutzung zu erzielen ist es zwingend erforderlich, Daten flächendeckend zu erheben.