Transparente Steuerung der gesamten Prozessschritte

Werkzeuge für ein digitales Grünflächenmanagement

von:
Freianlagen Außenanlagen
Abb. 1: Vom Original zur Karte – Basis für das Freiraummanagement. Foto und Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Zum Aufbau eines modernen Dienstleistungsbetriebes ist die Analyse und digitale Transformation der Arbeitsprozesse das zentrale Thema. Oft werden der in diesem Zusammenhang benötigte Umfang an Ressourcen und die damit verbundenen Kosten unterschätzt. Ziel ist es, von der Budgetplanung über die Arbeitsvorbereitung und Durchführung bis hin zur Qualitätssicherung und Leistungsabrechnung alle Prozessschritte transparent digital abzubilden. So können heutige und zukünftige Anforderungen an Steuerung und Nachvollziehbarkeit abgesichert werden. Im Zentrum steht der Aufbau eines Grünflächeninformationssystems als zentrales amtliches Arbeits- und Auskunftssystem für den gestalteten Freiraum.

Der Aufbau des digitalen Grünflächeninformationssystems beginnt mit der Strukturierung und Systematisierung der notwendigen Inhalte. Dazu müssen alle Prozessschritte und die dazugehörigen Informationsbedürfnisse zusammengetragen werden. Neubau-, Instandhaltungs- und Instandsetzungsleistungen digital zu steuern, kann nur gewährleistet werden, wenn klare Strukturen und Begriffe zum Leistungsort, dem Bearbeitungsgegenstand und der zu erbringenden Leistung und Aufgabe existieren. Die Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau e. V. (FLL) hat für verschiedene Bereiche, die sich mit dem Management der grünen Infrastruktur befassen, Empfehlungen entwickelt und als Regelwerke, zusätzliche technische Vertragsbedingungen und Fachberichte veröffentlicht.

Freianlagen sind in ihrer Form und Zusammensetzung sehr individuell und durch die Ideen der Landschaftsarchitekten geprägt. Die Facettenvielfalt auf engstem Raum benötigt individuelle Bewirtschaftung. Auf dem Weg in das digitale Zeitalter sind heterogene Strukturen und Arbeitsabläufe mit vielen Einflussfaktoren eine Herausforderung für die komplexe Nahlogistik. Die Basis bildet ein auf die Bewirtschaftung ausgerichtetes Informationssystem, das mit seinen Inhalten die Planung der Arbeitsaufgaben ermöglicht, die verschiedenen informellen Belange abbildet und somit als fachübergreifendes Auskunftssystem genutzt werden kann.

Erfassung und Strukturierung der Außenanlagen - der Objektartenkatalog für Freianlagen

Zur Strukturierung der Flächeninhalte bietet der FLL-Objektartenkatalog Freianlagen (OK FREI) eine gute Vorlage und ist Bezugspunkt für alle Prozesse, die sich mit der Darstellung und Bewirtschaftung des Freiraums befassen.

Die Gliederung des "OK FREI 2016" ist an die DIN 276-1 angelehnt und differenziert den Objekttyp Außenanlagen der DIN in mehrere Ebenen bis zu einer für die Bewirtschaftung notwendigen Flächeninhaltsebene. Die Elemente der Flächeninhaltsebene sind beispielgebend mit Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufgaben für jeweils drei Servicelevel mit Angaben zur Häufigkeit untersetzt. Die Elemente der Flächeninhaltsebene können individuell erweitert werden.

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Abb. 2: Prozessüberblick Grünmanagement. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Abb. 3: Beispiel der Strukturierung der Flächeninhalte nach OK FREI der FLL. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Inhaltliche Zuordnung der Freirauminhalte - Werksnorm zur Freirauminterpretation

Die Interpretation der Freirauminhalte ist zurzeit nicht reguliert und lässt erheblichen Spielraum bei der Erfassung von Flächeninhalten wie zum Beispiel Fahrradstellplätze, Sitz- oder Absperrelemente. In der d.b.g. Werksnorm wird die Systematik des OK FREI mit Vorschriften zur inhaltlichen Interpretation bei der Freiraumerfassung und Hinweisen zur Bewirtschaftung anschaulich dargestellt. Die Werksnorm erscheint im 1. Quartal 2019 und stellt eine ausschreibungsrelevante Grundlage zur systematischen Interpretation von Freiräumen auf der Basis des OK FREI dar.

Einheitliche Kartendarstellung - FLL-Signaturen Katalog nach OK FREI

Für den FLL-Objektartenkatalog Freianlagen gibt es den korrespondierenden FLL-Signaturen Katalog Freianlagen (SK FREI). Standardisierte Signaturen sind wichtig für eine einheitliche Darstellung von Freirauminhalten in Karten. Die Karten werden im Rahmen der Luftbildauswertung und Vororterfassung mittels Geografischer Informationssysteme (GIS) erstellt. In Deutschland sind das QGIS als Open-Source-System und das ArcGIS als Non-Open-Source-System stark verbreitet. Da durch den Einsatz von QGIS faktisch keine Kosten anfallen, nimmt die Verbreitung dieses Systems in den letzten Jahren gerade auch in öffentlichen Verwaltungen zu. Die FLL bietet den SK FREI für QGIS und ArcGIS an. Die Einbindung in die GIS ist problemlos umsetzbar. Erstellte Karten können von MAP-Servern in Kombination mit WEB-Servern online bereitgestellt werden, so dass neben Arbeitsaufgaben auf mobilen Geräten die entsprechenden Detailkarten abrufbar sind.

Empfehlungen für die Planung, Vergabe und Durchführung von Leistungen für das Management von Freianlagen

Die neuen "Empfehlungen für die Planung, Vergabe und Durchführung von Leistungen für das Management von Freianlagen" der FLL gelten für die Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Freianlagen und Grünflächen einschließlich ihrer baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Betrachtungen. Eine neue Auflage des Regelwerks erscheint 2019. Dazu gehören auch die infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen. Freiflächenmanagement dient der strategischen Konzeption, Organisation und Kontrolle der Leistungen zur Pflege und Instandhaltung. Das Regelwerk enthält den überarbeiteten OK FREI und stellt die neue Qualität einer fachbereichsübergreifenden Gesamtbetrachtung der Freiraumbewirtschaftung von der Planung über den Bau bis hin zur Instandhaltung sowie Instandsetzung und dem Abbruch von Freirauminhalten dar. Es bildet unter anderem die Grundlage der Lebenszyklusbetrachtung von Anlagen im Außenbereich.

Qualitätsbewusste Instandhaltung - der FLL-Bildqualitätskatalog

Die Service-Level im OK FREI beschreiben die Arbeitsaufgaben und die Anzahl der empfohlenen Arbeitsgänge, nicht aber die gewünschte Qualität. Mit dem FLL-Bildqualitätskatalog Freianlagen (BK FREI) wird den Akteuren im Rahmen der Ausschreibung und Qualitätskontrolle eine Hilfestellung bei der Kommunikation über Pflege- und Instandhaltungsziele und deren Ausführungsqualität ermöglicht. Mit seinen Bildern, Beschreibungen und Leistungsanforderungen bietet der BK FREI erstmals die Möglichkeit, Leistungen nicht nur danach zu definieren, welche Arbeiten verlangt werden (sogenannte "Input-orientierte Beschreibung"), sondern nach dem geforderten Ergebnis einen Vertrag zu schließen und es dem Auftragnehmer zu überlassen, wie diese Qualität erreicht werden kann (so genannte "Output-orientierte Beschreibung"). Der BK FREI beinhaltet Bildtafeln und Messmaßstäbe, die der Normung nach dem OK FREI entsprechen.

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Abb. 4: d.b.g. Werksnorm am Beispiel Formhecken. Fotos und Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Vom Grünflächenkataster zum Freiraummanagement

Das Ziel des digitalen Freiraummanagements ist es, alle Prozesse der Bewirtschaftung medienbruchfrei abzubilden. Dazu zählen die internen Steuerungsprozesse der Planung und Arbeitsvorbereitung, die operativen Arbeitsprozesse der Umsetzung der Aufgaben und Nachweisführung und die kaufmännischen Prozesse des Berichtswesen, der Kosten- und Leistungsrechnung und der Abrechnung sowie die Prozesse der Qualitätssicherung und der nachhaltigen Planung. Das Grünflächeninformationssystem bildet mit seinen integrierten Fachkatastern und der Geodatenbasis eine zentrale Informationsquelle für Mengengerüste und Leistungsorte. Der Steuerungsprozess wird durch verschiedene Informationsströme beeinflusst. Zum einen werden vordefinierte Instandhaltungs- und Pflegepläne mit Leistungskennwerten mit im Grünflächenkataster hinterlegten Mengengerüsten verschnitten. Zum anderen werden über eingehende Meldungen Ad-hoc-Aufgaben erzeugt, die zusätzliche Ressourcen binden. Der daraus resultierende Ressourcenbedarf muss durch das Management koordiniert werden.

Die operativen Arbeitsprozesse werden durch die digitale Transformation am stärksten beeinflusst. Rapportzettel werden durch moderne mobile Geräte ersetzt. Diese Geräte dienen der Darstellung der Arbeitsaufgaben, der Erfassung der Arbeitsstunden und können zusätzliche Informationen wie technische Dokumentationen enthalten. Der Gärtner oder Dienstleister kann mit Hilfe der thematischen Karten aus dem Grünflächenkataster zum Einsatzort navigiert werden und sieht die Bewirtschaftungsgrenzen seiner Arbeitsaufgabe. Die Auswertungen der Buchungsdaten sind Bestandteil des kaufmännischen Prozesses und dienen gleichzeitig der Qualifizierung von Kennzahlen zur Verbesserung der Planungsszenarien und der Budgetplanung. Für das Management ergeben sich so Möglichkeiten einer kurzfristigen Einflussnahme auf den laufenden Steuerungsprozess bezüglich der Ressourcen und Kosten. Der Prozess der Qualitätssicherung ist sehr facettenreich. Er beginnt bereits mit einer nachhaltigen Planung beim Neubau und bei der Verbesserung des Freiraums (s. Leitfaden Nachhaltige Freianlagen, FLL 2018) und endet bei der Qualitätskontrolle durchgeführter Instandhaltungs- und Pflegeaufgaben. Bei allen Prozessen kommt es auf eine gute Qualität der Daten an.

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Abb. 5: Ausschnitt aus dem SK FREI der FLL. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Abb. 6: d.b.g. KOR-App zur mobilen Bewertung von Qualitätsstufen nach BK FREI der FLL. Fotos und Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Abb. 7: Bewertung einer Anlage mittels BK FREI der FLL. Foto: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Kontinuierliche Fortführung der Datenpflege

Schon mit der Erfassung der ersten Sach- und Geodaten im Grünflächenkataster muss mit der Nacherfassung bei der Änderung von räumlichen und inhaltlichen Gegebenheiten begonnen werden. Das Grünflächeninformationssystem (GRIS) ist ein dynamisches System, das einer permanenten Veränderung unterliegt. Mit dem Aufbau des Systems muss geklärt werden, wie die Fortführung des Systems erfolgt. Die damit beauftragten Personen müssen alle Prozessschritte aktiv begleiten und durch gutes Coaching bereits mit der Datenübergabe bestens vorbereitet und mit allen Inhalten vertraut sein. Nur ein aktuelles Grünflächen- und Infrastruktursystem kann für die beteiligten Fachbereiche den gewünschten Nutzen bringen. Werden Objekte neu bebaut oder Bestandsflächen überplant, so sind bereits in der Ausschreibungsphase die gewünschten Übergabeformate der Schlussaufmaße nach DIN 276/OK-FREI zu integrieren, so dass mit nur geringem Aufwand die Sach- und Geodaten aus den Planungsunterlagen in digitaler Form in das GRIS zu importieren sind.

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Abb. 8: Digitales Freiraummanagement. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH
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Einflussfaktoren auf den operativen Arbeitsprozess. Abbildung: d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

Zusammenfassung

Der Aufbau eines digitales Grünflächeninformationssystem ist ein wichtiger Schritt, um Informationen für die täglichen Arbeitsprozesse in der Verwaltung bereitzustellen, die die Arbeitsprozesse bei der Instandhaltung der Freiräume erleichtern und eine nachweisliche Budgetplanung und eine Qualitätssicherung ermöglichen. Die FLL-Empfehlungen (OK FREI, SK FREI und BK FREI) bilden die Grundlage zur Systematisierung, Darstellung und Qualitätssicherung von Freiräumen. Das Grünflächeninformationssystem ist ein dynamisches System und muss nach seiner Erstellung permanent aktualisiert werden. Die Weiterführung muss deshalb bereits in der Planungsphase personell abgesichert werden. Die Arbeitsprozesse zur Bewirtschaftung müssen nach ökonomischen Gesichtspunkten ausgerichtet werden, um den modernen Anforderungen einer Dienstleistungsgesellschaft gerecht zu werden. Die damit verbundenen komplexen nahlogistischen Aufgaben bedingen neue Organisationsformen bei der Planung und Durchführung einer flächendeckenden regional begrenzten Instandhaltung von Freiräumen.

Quellen:

www.fll.de

Dipl.-Ing. Ralf Semmler
Autor

Geschäftsführender Gesellschafter der d.b.g. Datenbankgesellschaft mbH

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