Via App Spielplatzkontrolle, Grünflächen und Co. verwalten

Die digitale Erfassung und Verwaltung von Daten sind nicht neu - doch die bloße Einführung von Excel-Tabellen, digitalen Karten und Dokumenten reicht oft nicht aus, um Abläufe einheitlich und übersichtlich zu gestalten. Die Stadt Schwabmünchen nutzt die App "EineStadt", um sämtliche öffentliche Aufgaben rund um die Verwaltung von Bäumen, Grünflächen, Spielplätzen, Friedhof und Co. digital und damit bis zu fünfmal schneller als mit Papier und Stift zu verwalten.

Ein digitales Spielplatzkataster inklusive übersichtlicher Karte, die Möglichkeit zur lückenlosen und damit rechtssicheren Arbeitsdokumentation und sogar eine integrierte Erinnerungsfunktion bei anstehenden Kontrollen bietet die App "EineStadt". Sie vereinfacht die Verwaltung von öffentlichen Flächen wie Spielplätzen, Parks und Grünanlagen und sorgt dafür, dass Richtlinien und Anforderungen, wie die Verkehrssicherheit, problemlos eingehalten werden. Aber nicht nur Bäume oder Rutschen, sondern im Prinzip sämtliche kontrollrelevanten Objekte in einer Stadt lassen sich mit Hilfe des Systems verwalten, unter anderem auch die Friedhofsverwaltung. So wird der Zustand aller Gräber sichergestellt, indem zum Beispiel jährlich an die Überprüfung der Standfestigkeit von Grabsteinen erinnert wird.

Jedes kontrollrelevante Objekt digital erfasst

In EineStadt wird jedes Spielgerät, jeder Grabstein oder jedes andere kontrollrelevante Objekt in einem digitalen Kataster erfasst und auf der integrierten Karte später punktgenau verortet. Das weitere System basiert auf Nahfunkkommunikation: Ein kleiner, robuster NFC-Chip wird an den Objekten beispielsweise während einer Routinekontrolle angebracht. Der Chip ersetzt eine Nummernplakette und kann von Tablet, Smartphone und Co. eingescannt werden. Alle Infos und Objektkoordinaten sind im System gespeichert und lassen sich über den Chip aufrufen.

Auch Dokumentationen können direkt online hinterlegt werden. Durch den NFC-Chip und die präzise Ortung mittels der integrierten Karte ist eine schnelle Identifikation des richtigen Objektes gesichert. Durch einfaches Berühren des NFC-Chips mit jedem beliebigen Smartphone können Mitarbeiter die Daten des Objekts einsehen und durch Dokumentation ihrer Tätigkeiten lückenlos und rechtssicher bearbeiten. So können Mängel und Fehler vor Ort per Spracheingabe oder mit einem Foto dokumentiert werden. Das Auslesen der Chips stellt sicher, dass Mitarbeiter und Firmen am Objekt waren.

Wenn gewünscht, können auch Bürger und Bürgerinnen mit dem Handy einen NFC-Chip an einem vollen Mülleimer oder ein defektes Spielgerät abscannen und mit einem einfachen Klick ein Problem direkt an das System melden - ohne eine App installieren zu müssen.

Grünflächen auf digitale Karte eingezeichnet

Grünflächen machen jede Stadt attraktiver. Allerdings müssen Zier-, Mähflachen oder Biotope auch gepflegt und regelmäßig kontrolliert werden. In der App werden die Flächen in eine digitale Karte eingezeichnet, im Hintergrund wird automatisch der Flächeninhalt berechnet; es kann auch die Größe aller Mähflächen angezeigt werden, um beispielsweise korrekte Werte für eine Ausschreibung zu erhalten.

NFC-Chips werden hier nicht benötigt - in der Anwendung können trotzdem wie gewohnt alle Arbeiten an einer Fläche "scheckheftgepflegt" dokumentiert werden: Es reicht aus, dass er das Gerät in der Hosentasche hat - sobald er in die Nähe einer Grünfläche kommt, wird dies in System quittiert. Verlässt der Mitarbeiter den Grünflächenbereich, wird die Standortaufzeichnung automatisch wieder gestoppt. Möchte der Mitarbeiter in Schwabmünchen Besonderheiten, wie zum Beispiel Müllablagerungen festhalten, so kann er die betroffene Fläche einfach in der Karte öffnen und anschließend im digitalen Eingabeformular dokumentieren.

Einfache Friedhofskontrolle mit Hilfe der App

Die Instandhaltung von Friedhöfen ist komplex und umfasst viele verschiedene Aufgaben. EineStadt vereinfacht die Aufgaben rund um den Grabstein: Der Kontrolleur kann digital und effizient die Standfestigkeitsprüfung der Grabsteine dokumentieren, ohne einen riesigen Friedhofsplan in Papierform oder komplizierte, ruckelige Onlinekarten. Er muss lediglich den Chip am Grabstein berühren, schon ist die Arbeit automatisch dokumentiert. Sämtliche Daten über den Zustand eines Grabes können im Büro dann online angesehen. Dass eine Digitalisierung unabdingbar ist, liegt auf der Hand - ebenso wie die Vorteile, die ein allumfassendes Verwaltungs-Tool auch für Bauhöfe, Grünämter oder den städtischen Friedhof mit sich bringt. Abläufe werden langfristig gesehen stark vereinfacht und auch die rechtliche Absicherung, die durch eine lückenlose Historie gegeben ist, spielt eine immer wichtigere Rolle.

Das Öffnen via NFC-Chip macht es möglich, jedes Objekt verwechslungsfrei zu identifizieren. Erfassung und Bearbeitung der Daten erfolgen einfach und konsistent, ohne dabei unübersichtliche Tabellen verwalten zu müssen. Unterschriften können digital gesetzt und Aufträge in Echtzeit von überall aus verteilt und bearbeitet werden - bei Bedarf auch von externen Firmen und Partnern. Details, wie eine Erinnerungsfunktion für anstehende Kontrollen verhindern, dass anstehende Kontrollgänge verpasst werden könnten.

Berührungsängste mit der "neuen Technologie" sind nach Aussagen der Stadt Schwabmünchen unbegründet: Mitarbeiter aus allen Ebenen konnten den Chip immer ohne Probleme selber "programmieren". Eine Bearbeitung der Daten ist mit jedem handelsüblichen Smartphone vor Ort möglich. Steffi Fiedler/globa