Aufbau eines wirksamen Grünflächenmanagementsystems

Vom Chaos zur Kontrolle

von:
Im Zeitalter der Informationsflut und des schnellen Wandels dient ein gut implementiertes Managementsystem als leitender Kompass, der Organisationen hilft, sich in komplexen Strukturen zurechtzufinden und ihre gewünschten Ziele zu erreichen. Es befähigt Teams, Ressourcen zu optimieren und konsistente Ergebnisse zu erzielen.
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Abb. 1: Wechselbepflanzung bietet dem Schloss Sanssouci einen besonderen Rahmen. Foto: Kerstin Kleinow

Bereits am 11.05.2023 konnte ich auf der 65. Gartenamtsleiterkonferenz des GALK e.V. in einem Kurzvortrag den neuen Leitfaden zur Erstellung und Fortschreibung eines Grünflächenmanagementsystems (GFMS) anvisieren, der in vierjähriger Arbeit der Kollegen Maik Brandt (Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Amt für Stadtgrün, Naturschutz und Friedhofswesen), Viktoria Engnath (Stadt Leipzig, Amt für Stadtgrün und Gewässer), Ulrich Reinheckel, Björn Dejoks (beide Bundeshauptstadt Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt), Peter Westphal (ehem. Stadt Frankfurt am Main) und Kerstin Kleinow (Landeshauptstadt Kiel, Grünflächenamt) für den Arbeitskreis Organisation und Betriebswirtschaft des GALK e.V. erstellt wurde.

Der Leitfaden wird ab Anfang 2024 über den GALK e. V. zu beziehen sein und besteht aus zwei Teilen. Ein 16-seitiges Management-Exzerpt richtet sich an Politik, Führungskräfte und Entscheider, der eigentliche 160-seitige Leitfaden an IuK-Mitarbeiter, Projektleiter und -mitarbeiter für digitale Projekte im Grünflächenwesen, die Administratoren der digitalen Systeme sowie interessierte User.

Die Autoren des Leitfadens arbeiten seit Jahrzehnten unabhängig voneinander in kommunalen Grünverwaltungen großer deutscher Städte. Selbstverständlich sind die Inhalte des Leitfadens aber auch für andere Institutionen von Interesse, seien es Landkreise, Eigenbetriebe oder auch Wohnungsbaugesellschaften, um nur einige zu nennen. Auch diese möchten wir mit dem Leitfaden ansprechen und unterstützen.

Das Fachwissen, das auf diesen Seiten zusammengetragen wurde, beruht einerseits auf der langjährigen Erfahrung der Autor*innen – hier kommen mehrere Jahrzehnte Fachwissen und Berufserfahrung in diesem Gebiet zusammen. Aber auch ganz neue Aspekte und Aufgaben werden aufgegriffen und sollen zukünftig fortgeführt werden, sei es das Verfahren des Laserscannings zur Erfassung metrischer Daten von (Straßen-)Bäumen sowie von Daten zur Vitalität der Bäume oder Building Information Modeling (BIM), seien es Erfahrungen aus der digitalen Gestaltung und Verschlankung von Prozessen oder die Steuerung der Aufgaben eines Amtes oder einer Organisation.

Dabei geht es im Leitfaden nicht darum, alle Fragen bis ins Kleinste zu beantworten, sondern vor allem darum, die richtigen und wichtigen Fragen aufzuzeigen, die sich vor und während der Einführung stellen. Außerdem soll das Wissen geschaffen werden, damit diese Fragen von den Kolleg*innen in den Kommunen möglichst frühzeitig und umfassend beantwortet werden können. Das bezieht sich auf ihre Aufgaben und die Rahmenbedingungen während der Einführung eines GFMS sowie später bei dessen Betrieb.

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    Abb. 2: Struktur des Grünflächenkatasters mit Hauptkarteikarte und Kartenausschnitt des Objektes. Foto: Landeshauptstadt Kiel
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    Abb. 3: Auftragsmanagement als zentrales Modul. Foto: Kerstin Kleinow, Landeshauptstadt Kiel

    Ziel und Inhalt des Leitfadens

    Ziel dieses Leitfadens ist es in erster Linie, Informationen über den Aufbau eines Grünflächenmanagementsystems zu vermitteln. Welches sind die unabdingbaren Basis-Module und welche weiteren Module machen in Abhängigkeit von den kommunalen Organisationsformen und den in der Grünflächenpflege wahrzunehmenden Aufgaben eventuell darüber hinaus Sinn? Welche Schnittstellen zu anderen Fachverfahren und Basisdaten werden benötigt?

    Weiterhin soll die Frage beantwortet werden, inwieweit ein GFMS eine zeitgemäße und effektive Grundlage für Planungs- und Unterhaltungsprozesse innerhalb des Grünflächenmanagements darstellen kann.

    Der Leitfaden soll schrittweise vom Aufbau bis zur Fortschreibung eines GFMS Hilfestellung geben. Im Sinne einer Check-Liste wird angestrebt, möglichst viele bei der Konzeption, Einführung und dem anschließenden Betrieb eines Grünflächenmanagementsystems zu bedenkende Fragen und Aspekte zu benennen und zu erläutern. Hingewiesen wird dabei auch auf die zahlreichen Rahmenbedingungen sowie einzubeziehende Stellen/Organisationseinheiten/Personen, ohne die ein erfolgreicher Einsatz eines solchen Systems nicht oder nur mit unnötig großem Aufwand möglich ist.

    Inhaltlich werden zunächst einmal die Aufgaben eines GFMS erläutert, um dann die Komponenten und Module vorzustellen. Nach den fachlichen Inhalten eines GFMS folgen Einsatzkonzept, Projektsteuerung und Datenerfassung. Basiskataloge werden vorgeschlagen, sowie Auswertungen und Controlling-Möglichkeiten diskutiert. Nach tiefergehenden Informationen zur technischen Infrastruktur geht der Leitfaden auf Rechtekonzepte, Verfahrensdokumentationen – auch im Zusammenhang mit den Datenschutzanforderungen – und auf Schulungskonzepte ein. Zum Abschluss werden noch einmal die notwendigen Rahmenbedingungen für ein GFMS beleuchtet.

    Welche Module ein Grünflächenamt letztlich einsetzt, liegt allein in dessen Ermessen und seinen Möglichkeiten. Neben den Kosten von Hard- und Software spielen hier auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine wesentliche Rolle. Sie müssen die Daten aller Systeme regelmäßig pflegen, wofür sie neben technischen Fertigkeiten unbedingt auch die fachlichen Kenntnisse des jeweiligen Bereichs brauchen. Schließlich verursacht auch die Wartung und Aktualisierung der Softwaresysteme sowie der technischen IuK-Infrastruktur regelmäßige Kosten.

    Der Leitfaden zur Erstellung und Fortschreibung eines GFMS beschreibt sämtliche Bestandteile/Komponenten mit allen Rahmenbedingungen und wird besonders großen Kommunen mit komplexen GFMS-Lösungen durch die vielfältigen Informationen Hilfestellung geben. Aber auch eine kleinere Kommune, ein Landkreis oder andere Interessierte dürften für sich erheblichen Mehrwert aus dem Leitfaden ziehen können.

    Folgende Inhalte werden im Leitfaden dargestellt:

    • Im Management-Exzerpt und in den ersten Punkten Einleitung, Ziel und Inhalt des Leitfadens sowie Aufgaben eines GFMS finden sich Informationen, die Entscheider*innen und Amtsleiter*innen ganz grundsätzlich benötigen, wenn sie über die Einführung eines GFMS nachdenken.
    • In Punkt 5, Projekt-/Prozessmanagement, geht es um die Organisation eines solch umfangreichen Projekts und in Punkt 6, Einsatzkonzept, um die Fragestellungen zum Einsatz des GFMS und zur Personalplanung, die schon sehr zeitig in diesem Prozess beantwortet werden sollten.
    • Die Punkte 7, 8 und 9 befassen sich sehr detailliert mit dem Aufbau und den Inhalten eines GFMS, damit, welche technischen Komponenten zum Einsatz kommen, wie diese miteinander verknüpft sind, welche fachlichen Themen üblicherweise in einem GFMS behandelt werden, ob es zusätzliche Themen gibt, inwieweit die Verknüpfung all dieser Themen von Bedeutung ist und das GFMS damit zu einem mächtigen Werkzeug macht, und was über die unterschiedlichen Arten der Datenerfassung zu wissen ist.
    • Punkt 10 geht auf eine bisher häufig wenig beachtete Aufgabe eines GFMS ein: die Möglichkeiten der Auswertung und damit verbunden, die Chancen, die hier für ein Controlling und eine Steuerung (der Aufgaben) eines Grünflächenamtes gegeben sind. Bisher wird ein Grünflächenmanagementsystem zu häufig noch als reiner Datensammler und zur Verwaltung von Arbeitsprozessen genutzt. In den heutigen Verwaltungsstrukturen und unter Beachtung künftiger Anforderungen ist jedoch ein weit komplexerer Einsatz digitaler Werkzeuge und Instrumente möglich und auch erforderlich.
    • Last but not least, die Rahmenbedingungen für den erfolgreichen Einsatz eines GFMS: Was gibt es zu beachten, welche Regelungen von der IT sind beispielsweise einzuhalten, wie sollten die GFMS-Arbeitsplätze aussehen, was ist bei der Beteiligung der Personalräte und der Finanzierung zu beachten?
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    Abb. 4: Gerade die aufwändige Pflege von intensiv genutzten Parkanlagen, wie hier im Wörlitzer Park, benötigt heutzutage digitale Hilfe. Foto: Kerstin Kleinow

    Warum sollte ein Grünflächenmanagementsystem eingeführt werden?

    Die grundsätzliche Frage, die sich wohl jede Führungskraft stellt, die sich mit der Einführung eines Grünflächenmanagementsystems beschäftigt, dürfte sein: "Welchen Mehrwert habe ich von einem GFMS?"

    Wir alle wissen um die grüne und blaue Identität in unseren Städten. Moderne Parkanlagen bieten den Menschen und teils auch der Natur Aufenthaltsraum, Erholungsmöglichkeiten, gesellschaftliche Treffpunkte und vieles mehr. Urbanes Grün hebt eindeutig die Lebensqualität in der Stadt; umso mehr, je ausgeprägter es in seiner ganzen Vielfalt entwickelt, bewahrt und gepflegt wird.

    Hinzu kommen unausweichliche neue Anforderungen in den Bereichen Klimawandelanpassung und Förderung der Biodiversität, um Städte resilienter gegen Klimafolgen zu machen und dem weltweiten Artensterben entgegenzuwirken.

    Eine Auswahl an Fragen, denen Verantwortliche für die blau-grüne Infrastruktur einer Stadt oder einer anderen für Freianlagen verantwortlichen Institution heute gegenüberstehen, könnte wie folgt lauten:

    • Haben wir einen aktuellen Überblick über unseren Bestand und unsere Ressourcen?
    • Können wir den Einsatz der Ressourcen sinnvoll planen und den Überblick behalten sowie kurzfristig Änderungen vornehmen?
    • Pflegen wir unsere Flächen und Infrastruktur nachhaltig effektiv?
    • Haben wir ein kostensparendes Flächenmanagement, das die Pflegequalität nachprüfbar sichert und Optionen darstellt?
    • Können wir die Qualität der Arbeiten, ob intern oder extern durchgeführt, sicherstellen?
    • Können wir gerichtssicher die Verkehrssicherheit unser Anlagen, Bäume und Spielplätze langfristig sicherstellen und dies dokumentieren?
    • Haben wir die Daten für eine sinnvolle Make-or-Buy-Entscheidung?
    • Können wir neue Außenanlagen so planen, dass sie effizient und wirtschaftlich sind?
    • Haben wir unser Budget nachhaltig im Griff und können wir gegenüber der kommunalen Politik sowie den Entscheidungsträgern und Geldgebern überzeugend darstellen, wofür wir das Geld einsetzen und was passiert, wenn hier Änderungen vorgenommen werden?
    • Wie können wir die altersstrukturbedingten personellen Veränderungen durch neue Mitarbeiter auffangen, die attraktive Arbeitsplätze mit modernen Werkzeugen und effiziente Arbeitsprozesse vorfinden?
    • Können wir den neuen Anforderungen des Klimaschutzes, der Biodiversität und der Klimafolgenanpassung gerecht werden?

    Auf diese Fragestellungen in all ihrer Komplexität auf den Punkt eine Antwort zu finden, wird ohne ein Grünflächenmanagementsystem künftig nicht mehr möglich sein.

    Ein GFMS soll hier als integriertes Managementsystem verstanden werden, ein Instrument, das der Vielfalt an Anforderungen in unseren Organisationen gerecht wird und alle Aspekte und Aufgaben einzelner Softwarelösungen abdeckt.

    Wie bereits im Leitfaden der GALK zum Grünflächenmanagement zu lesen ist, wird als "effektives Steuerungsinstrument für die Stadtbildpflege und Stadtbildprägung" ein zielgerichtetes Grünflächenmanagement eingesetzt.¹

    Moderne digitale Grünflächenmanagementsysteme (GFMS) sind daher heute prozessorientiert. Sie bilden Arbeitsprozesse ab, können bei der Optimierung derselben helfen und vor allem können sie vernetzen. Besonders die Darstellung der ineinander verzahnten Arbeitsabläufe sowie aufeinander aufbauende Daten, zusammengeführt in einem System und nicht wie bislang in verschiedenen Systemen, lassen den Aufwand wirtschaftlich werden.

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    Abb. 5: Simulationen von Pflegeszenarien, seien es Bauwerke, Ausstattungselemente, Pflegeeinheitenteile oder ganze Objekte, werden mit Hilfe von Grünflächenmanagementsystemen möglich. Foto: Kerstin Kleinow
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    Abb. 6: Bei der Planung und Kontrolle von Touren etwa für die Rasenpflege ist ein GFMS hilfreich. Foto: Kerstin Kleinow

    Aufgaben eines GFMS

    Ein modernes Grünflächenmanagementsystem verbindet idealerweise die Eigenschaften einer geobasierten Grundlagendatenbank (Geoinformations-System mit Pflegeobjekten und Grünflächen) mit den Informationen eines Ausstattungskatasters (Spielplatz, Baum, Stadtmöblierung), den Betriebsdaten der Leistungserfassung, den Technikdaten der Maschinen- und Gerätedatenbank, den zu verwaltenden Grundstücken und einem Auftragsmanagement.

    Ein GFMS hat vielfältige Aufgaben:

    • Es steuert alle administrativen und operativen Prozesse und unterstützt die Abwicklung der Aufgaben in einer modernen Verwaltung.
    • Es stellt die entsprechenden Fachdaten allen Mitarbeitenden des Fachamtes und wo notwendig auch Kolleg*innen in anderen Ämtern und Bereichen zur Verfügung.
    • Es erfasst die städtische grün-blaue Infrastruktur.
    • Es ermöglicht geographische Auswertungen, Verschneidungen und Visualisierungen zusätzlich zu den Auswertungsmöglichkeiten einer relationalen Datenbank.
    • Es hilft ressourcenschonend zu arbeiten.
    • Es bezieht mobiles Arbeiten ein.
    • Es kann der Öffentlichkeit Teilhabe an bisher rein administrativen Abläufen ermöglichen.
    • Es nutzt die Daten für Maßnahmen des Klimaschutzes, der Klimaanpassung und dem Erhalt der biologischen Vielfalt.
    • Es vernetzt Informationen zu Klima, Wasserhaushalt, Vegetation und Biodiversität mit Freiraum- und Landschaftsdaten etwa zur integrierten Stadtentwicklung.
    • Es ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung von Planungsprozessen der doppelten Innenentwicklung.
    • Es ist in der Lage, zukünftige neue Aufgaben durch einen flexiblen modularen Aufbau zu integrieren.

    Die FLL-Richtlinie "Freiflächenmanagement" von 2019 führt aus:

    "Digitale Lagepläne und raumbezogene Bewirtschaftungsinformationen sind Voraussetzung zur Optimierung der Bewirtschaftung und insbesondere der operativen Prozesse zur Pflege und Instandhaltung von Freiräumen".²

    Ebenso kann ein GFMS auch für Organisationen oder Konsumenten außerhalb von Kommunen oder Unternehmen von Bedeutung oder Interesse sein, indem Bestandsdaten oder Arbeitsergebnisse im Internet/Intranet für verschiedene Interessengruppen veröffentlicht werden oder über Dienste (URL) gezielt bereitgestellt werden.

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    Abb. 7: Wesentliche Komponenten (Module) eines GFMS. Grafik: Ulrich Reinheckel, Bundeshauptstadt Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt; Abteilung Klimaschutz, Naturschutz und Stadtgrün

    Fazit

    Durch die Themen Klimaschutz, Biodiversität und Klimafolgenanpassung stehen auch und gerade die Grünflächenämter vor neuen spannenden Aufgaben, um die ökologische Integrität und die Lebensqualität in den Städten für zukünftige Generationen zu sichern.

    Ein auf die Zukunft gerichtetes Grünflächenmanagement benötigt digitale Systeme, um die hochkomplexen und sich ständig weiter entwickelnden Aufgaben bewältigen zu können.

    Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Schutz des Klimas, der Artenvielfalt und die Anpassung an die Klimafolgen in die politische Agenda integriert werden und die Umsetzung in den Verwaltungen weiterhin Priorität hat, um eine nachhaltige Zukunft zu gewährleisten.

    Die Zukunftsorientierung der Digitalisierung kann als Chance gesehen werden, in Anbetracht knapper finanzieller Mittel und Ressourcen und des mit dem Bevölkerungswandel einhergehenden Fachkräftemangels die Vielfalt und Komplexität der Aufgaben zum Managen der blau-grünen Infrastruktur unser Städte und Landschaften zu lösen.

    Dies wird den Grünflächenämtern und vergleichbaren Organisationen mit Hilfe eines aktuell gehaltenen GFMS, das die Vernetzung unserer Daten und Aufgaben modular und zukünftig erweiterbar abbilden kann, gelingen. Die fachliche Kapazität dafür ist definitiv vorhanden.

    Dipl., MBA Kerstin Kleinow
    Autorin

    Geographin

    Landeshauptstadt Kiel, Grünflächenamt

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